Penilaian prestasi kerja (performance appraisal) adalah proses di mana organisasi – organisasi mengevaluasi atau menilai prestasi kerja karyawan. Kegiatan ini dapat memperbaiki keputusan – keputusan departemen personalia dan memberikan feedback kepada para karyawan tentang pelaksanaan kerja mereka. Penilaian prestasi kerja (performance appraisal) dalam rangka pengembangan sumber daya manusia adalah sangat penting artinya. Hal ini mengingat bahwa dalam kehidupan organisasi setiap orang sebagai sumber daya manusia dalam organisasi ingin mendapatkan penghargaan dan perlakuan yang adil dari pemimpin organisasi yang bersangkutan.
- Karakteristik Sistem Penilaian Kinerja Yang Efektif
- Kriteria yang terkait dengan pekerjaan
Kriteria yang digunakan untuk menilai kinerja karyawan harus berkaitan dengan pekerjaan / valid.
Sebelum periode penilaian, para manajer harus menjelaskan secara gamblang tentang kinerja yang diharapkan kepada pekerja.
Pekerja dalam kategori pekerjaan yang sama dan berada di bawah organisasi yang sama harus dinilai dengan menggunakan instrumen yang sama.
Tanggung jawab untuk menilai kinerja karyawan hendaknya dibebankan kepada seseorang atau sejumlah orang, yang secara langsung mengamati paling tidak sampel yang representatif dari kinerja itu. Untuk menjamin konsistensi penilaian, para penilai harus mendapatkan latihan yang memadai.
Pada umumnya, para pekerja memiliki kebutuhan untuk mengetahui tentang seberapa baik kinerja mereka.
- Akses Karyawan Terhadap Hasil Penilaian
Setiap pekerja harus memperoleh akses terhadap hasil penilaian. Kerahasiaan akan menumbuhkan kecurigaan. Menyediakan akses terhadap hasil penilaian memberikan kesempatan karyawan untuk mendeteksi setiap kesalahannya.
- Proses Pengajuan Keberatan (due process)
Dalam hubungannya dengan pengajuan keberatan secara formal atas hasil penilainnya, penetapan due process merupakan langkah penting.
- Kegunaan Penilaian Kinerja
- Perencanaan Sumber Daya Manusia
- Rekrutmen dan Seleksi
- Pelatihan dan Pengembangan
- Perencanaan dan Pengembangan Karir
- Program Kompensasi
- Hubungan Karyawan Internal
- Penilaian Potensi Tenaga Kerja
Penilaian prestasi kerja merupakan sebuah proses formal untuk melakukan peninjauan ulang dan evaluasi prestasi kerja seseorang secara periodic. Dapat diartikan juga penilaian prestasi adalah suatu analisa yang adil dan jujur tentang nlai karyawan bagi organisasi. Suatu ancangan yang obyektif, sistematis dan menyeluruh kepada penilaian prestasi dapat menjadi suatu alat yang berguna bagi perusahaan.
Penilaian prestasi dilakukan untuk memperoleh informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan kegiatam manager sumber daya manusia (SDM) yang lain seperti perencanaan SDM , penarikan dan seleksi , pengembangan SDM, perencanaan dan pengembangan karir , program-program kompensasi, promosi, demosi, pensiun, dan pemecatan. Metode yang paling luas dipakai untuk mengukur (validitas/kelayakan untuk dipercayai) mengenai metode penilaian adalah membandingkan pengharkatan yang paling akhir dengan pengharkatan-pengharkatan terdahulu.
Providing Feedback
Umpan balik adalah metode evaluasi penilaian kinerja yang memerlukan masukan dari beberapa tingkatan dalam perusahaan dan sumber-sumber luar. Dalam metode ini, orang-orang di seluruh tingkatan memberikan penilaian, termasuk atasan, rekan kerja, bawahan, pelanggan internal dan eksternal, juga diri sendiri. Metode umpan balik menyediakan ukuran yang lebih objektif untuk menilai kinerja.
Umpan balik sangat dibutuhkan karena dapat dengan cepat mudah dipahami karyawan. Kalau umpan balik ditunda maka akan kehilangan makna dan pengaruh. Itulah sebabnya, telaahan kinerja tahunan yang dibuat jangan dipandang sebagai satu-satunya umpan balik. Para karyawan membutuhkan umpan balik sepanjang tahun, tidak hanya pada kejadian tertentu saja. Tidak harus menunggu akhir tahun. Umpan balik juga harus fokus pada pola perilaku keseluruhan karyawan. Kemudian mengeksplor mengapa pola yang tidak diinginkan bisa terjadi. Setelah itu ditelaah satu atau dua pendekatan yang dianggap terbaik untuk memperbaikinya. Umpan balik pun harus dapat dimonitor dan dipahami langsung oleh karyawan sendiri. Jadi bukan oleh orang lain. Sehubungan dengan itu umpan balik harus disampaikan secara jujur, langsung dan diam-diam kepada setiap individu.. Anggap saja sebagai cermin yang membantu karyawan untuk belajar dan berubah.
Selain itu umpan balik harus berorientasi spesifik pada masa depan. Apa yang seharusnya; bukan terpaku pada obsesi apa yang telah terjadi. Umumnya para karyawan enggan membahas masa lalu yang negatif. Sebaliknya mereka lebih bersedia bagaimana sebaiknya di masa depan. Karakteritik yang terakhir dari umpan balik adalah harus bisa ditindaklanjuti. Tidak jarang umpan balik hanya berhenti sebatas pada wacana. Sekedar untuk sampai pada pertambahan pengetahuan tentang sesuatu. Dalam konteks program dan kepentingan individu karyawan dan perusahaan, tindak lanjut menjadi sangat strategis. Dari umpan baliklah proses pembelajaran dan perubahan seharusnya bisa berlangsung efektif.
Jika kita mampu memberikan umpan balik yang bertipe advice, maka dampaknya akan positif bagi kinerja, antara lain berupa : Meningkatkan percaya diri; Membina hubungan kerja yang konstruktif dan Meningkatkan kinerja karyawan.
Positive Feedback adalah Alat Bantu yang sangat kuat membangkitkan Motivasi Karyawan.
- Berikut beberapa tip yang Anda dapat lakukan memberikan Umpan Balik yang Efektif.
- Lakukan Sekarang (Do It Now).
Umpan Balik Positif sangat penting sehingga tidak bisa dikesampingkan, maka lakukanlah sebuah feedback sesaat terjadinya kondisi tersebut. Ketika Anda melihat sebuah keadaan yang harus segera diperbaiki, maka lakukan secepatnya.
- Lakukan Terbuka (Make it Public).
Pada saat Anda memberikan Masukan Negatif atau kritikan maka lakukan secara pribadi (Private) sedangkan sebaliknya untuk Umpan Positif lakukan secara terbuka dan tampak oleh orang banyak. Hal ini akan menjadi sebuah Apresiasi bagi individu tersebut. Umpan Balik positif menjadi sebuah penghargaan tidak langsung kepada individu yang mendengarnya.
Umpan Positif perlu diartikulasikan dengan Jelas, sehingga mereka yang menerimanya akan benar merasakan antusias Anda terhadap Kinerja yang ada. Jangan sekedar berkata, “Kerjamu Sangat Bagus”, namun cobalah dengan ucapan seperti “Hasil Laporan Audit Kamu atas Cabang kemarin sangat Detail dan Sistematis, pertahankan dan kembangkan bagi cabang lainnya”.
Artinya Anda tidak mungkin merangkai semua umpan positif pada keseluruhan organisasi perusahaan. Namun lakukanlah seremonial sesekali setiap keberhasilan dari umpan positif Anda.
- Pertimbangkan Penerimanya.
Jika tim Anda yang memiliki sifat tertutp dan pemalu, maka sebaiknya berikan penghargaan hanya diwilayah Tim Kerja nya. Hal ini sudah cukup sebagai apresiasi bagi nya. Sedangkan bagi orang lain mungkin Anda perlu memasang Spanduk dan Poster di area kerja, sehingga akan dilihat orang lain.
Umpan Positif tidak selalu menunggu sukses besar, namun hal-hal kecil pun perlu dirayakan. Hal ini lebih berdampak lebih lama terhadap Motivasi dan Semangat Kerja Tim dibandingkan menunggu momen besar yang jarang terjadi.
Setiap sukses, baik kecil atau besar, perlu mendapatkan apresiasi dan penghargaan. Perayaan yang sering Anda lakukan terhadap keberhasilan kecil juga perlu dilakukan terhadap keberhasilan besar.
Anda hanya akan memberikan Umpan Balik Positif untuk sesuatu yang betul-betul perlu, bukan kepada setiap orang yang bekerja sesuai Deskripsi Pekerjaan (Job Desc), atau orang yang datang selalu Tepat Waktu (on Time). Orang lain dapat melihat Anda, apakah tulus dalam memberika Positive Feedback atau sekedar basa-basi.
- Pedoman dalam memberikan umpan balik yang positif atau pujian, yakni berisi hal berikut :
- Spesifik
- Secepatnya
- Berhubungan dengan proses dan hasil kinerja
- Sampaikan juga langsung kepada yang bersangkuta
- Tulus
- Berikan weekly reinforcement, jika memang ada pekerjaan yang layak dipuji
- Puji proses kerja, bukan hanya hasilnya saja
- Pedoman dalam memberikan umpan balik bertipe advice, dan juga pedoman untuk tidak memberikan advice. Kita diminta untuk tidak memberikan advice jika:
- Anda sedang marah
- Bawahan Anda sedang marah
- Suasana sedang tidak mendukung
- Sedang di depan pelanggan, karyawan lain
- Telah terjadi lama sekali
Prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan dalam memberikan umpan balik, yakni :
- Umpan balik sebaiknya mengacu pada perilaku (behavior), dan bukan pada sifat pribadi/tabiat (trait).
- Umpan balik juga harus didasarkan pada fakta riil dan bukti-bukti perilaku– dan bukan sekedar impresi atau ‘judgement’ (penilaian) semata.
- Menunjuk pada perilaku yang spesifik spesifik karyawan – apa yang benar-benar telah diucapkan atau dilakukannya. Hindari untuk menghakimi, mengevaluasi atau menggunakan bahasa yang subyektif
- Umpan balik kinerja kepada karyawan yang terbaik yang bisa anda lakukan sebagai berikut:
- Dasar yang akurat.
Anda bisa memberikan umpan balik pada karyawan dengan dasar yang akurat bukan hanya sekedar omongan seseorang saja. Buatlah daftar yang akurat dengan informai yang menjadi permasalahan sebenarnya karyawan. Tentu saja penelitian atau pendekatan harus dilakukan untuk umpan balik yang efektif.
Dalam umpan balik tujuan utama adalah penyelesaian masalah yang dihadapi karyawan dalam menjalankan pekerjaannya. Jika anda telah mengetahui permasalahan tersebut maka anda bisa memberikan masukan dan bimbingan pada karyawan atas permasalahan yang dihadapi.
- Penyampaian umpan balik harus jujur dan objektif.
Dalam penyampaian umpan balik kinerja kepada karyawan harus dilakukan secara jujur dan objektif pada setiap karyawan. Jika penyampaian dilakukan tidak jujur akan mempersulit karyawan mengubah kinerjanya.
- Orientasi kinerja untuk masa depan.
Penyampaian umpan balik dan penyelesaiannya pada karyawan ditujukan untuk orientasi masa depan agar kinerja lebih baik lagi. Dengan demikian akan memudahkan setiap rencana kerja yang dirancang perusahaan.
Ignatius Reinaldo – 62130066
human resource's class 