PERFORMANCE APPRAISAL : HOME VS HOST COUNTRY EVALUATION

Pengertian Penilaian Kinerja

Bekerja merupakan kegiatan manusia untuk mengubah keadaan tertentu dari suatu alam lingkungan. Perubahan itu ditujukan untuk memenuhi kebutuhan hidup, mempertahankan hidup, dan memelihara hidup yang pada dasarnya untuk memenuhi tujuan hidup. Tujuan hidup melalui bekerja meliputi tujuan yang khusus dan pengelompokan kerja yang menimbulkan rasa berprestasi (sense of an accomplishment ) dalam diri individu pekerja tersebut. Pada dasarnya kebutuhan hidup manusia tersebut tidak hanya berupa material, tetapi juga bersifat nonmaterial. Di dalam proses mencapai kebutuhan yang diinginkan, tiap individu cenderung akan dihadapkan pada hal-hal baru yang mungkin tidak diduga sebelumnya sehingga melalui bekerja dan pertumbuhan pengalaman, seseorang akan memperoleh kemajuan dalam hidupnya. Dalam proses bekerja itulah, seseorang dapat dilihat kinerjanya.

Sementara itu, kinerja adalah hasil atau tingkat keberhasilan seseorang secara keseluruhan selama periode tertentu di dalam melaksanakan tugas dibandingkan dengan berbagai kemungkinan. Jika dilihat dari asal katanya, kata kinerja adalah terjemahan dari kata performance, yang menurut The Scribner– Bantam English Dictionary , terbitan Amerika Serikat dan Canada (1979), berasal dari akar kata “to perform” dengan beberapa “entries” yaitu : (1) melakukan, menjalankan, melaksanakan (to do or carry out, execute) ; (2) memenuhi atau melaksanakan kewajiban suatu niat atau nazar (to discharge of fulfill; as vow) ; (3) melaksanakan atau menyempurnakan tanggung jawab(to execute or complete an understanding); dan (4) melakukan sesuatu yang diharapkan oleh seseorang atau mesin (to do what is expected of a person machine). Beberapa pengertian berikut ini akan memperkaya wawasan kita tentang kinerja.

1. Kinerja merupakan seperangkat hasil yang dicapai dan merujuk pada tindakan pencapaian serta pelaksanaan sesuatu pekerjaan yang diminta (Stolovitch and Keeps: 1992).
2. Kinerja merupakan salah satu kumpulan total dari kerja yang ada pada diri pekerja (Griffin: 1987).
3. Kinerja dipengaruhi oleh tujuan (Mondy and Premeaux: 1993).
4. Kinerja merupakan suatu fungsi dari motivasi dan kemampuan. Untuk menyelesaikan tugas atau pekerjaan, seseorang harus memiliki derajat kesediaan dan tingkat kemampuan tertentu. Kesediaan dan keterampilan seseorang tidaklah cukup efektif untuk mengerjakan sesuatu tanpa pemahaman yang jelas tentang apa yang akan dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya (Hersey and Blanchard: 1993).
5. Kinerja merujuk kepada pencapaian tujuan karyawan atas tugas yang diberikan (Casio:1992).
6. Kinerja merujuk kepada tingkat keberhasilan dalam melaksanakan tugas serta kemampuan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Kinerja dinyatakan baik dan sukses jika tujuan yang diinginkan dapat tercapai dengan baik (Donnelly, Gibson and Ivancevich: 1994).
7. Pencapaian tujuan yang telah ditetapkan merupakan salah satu tolok ukur kinerja individu. Ada tiga kriteria dalam melakukan penilaian kinerja individu, yakni: (a) tugas individu; (b) perilaku individu; dan (c) Ciri Individu (Robbin 1996).
8. Kinerja sebagai kualitas dan kuantitas dari pencapaian tugas-tugas, baik yang dilakukan oleh individu, kelompok maupun perusahaan (Schermerhorn, Hunt and Osborn: 1991).
9. Kinerja sebagai fungsi interaksi antara kemampuan atau ability (A), motivasi atau motivation (M) dan kesempatan atau Opportunity (O), yaitu kinerja = f (A x M x O). Artinya: kinerja merupakan fungsi dari kemampuan, motivasi, dan kesempatan (Robbins:1996). Dengan demikian, kinerja ditentukan oleh faktor-faktor kemampuan, motivasi dan kesempatan. Kesempatan kinerja adalah tingkat-tingkat kinerja yang tinggi yang sebagian merupakan fungsi dari tiadanya rintangan-rintangan yang mengendalakan karyawan itu. Meskipun seorang individu mungkin bersedia dan mampu, bisa saja ada rintangan yang menjadi penghambat.

Dengan demikian, kinerja adalah kesediaan seseorang atau kelompok orang untuk melakukan suatu kegiatan dan menyempurnakannya sesuai dengan tanggung jawabnya dengan hasil seperti yang diharapkan. Jika dikaitkan dengan performance sebagai kata benda (noun) dimana salah satu entrinya adalah hasil dari sesuatu pekerjaan (thing done), pengertian performance atau kinerja adalah hasil kerja yang dapat dicapai oleh seseorang atau kelompok orang dalam suatu perusahaan sesuai. dengan wewenang dan tanggung jawab masing-masing dalam upaya pencapaian tujuan perusaan secara legal, tidak melanggar hukum, dan tidak bertentangan dengan moral atau etika.

• Warga Negara dari Negara Asal (Home-Country Nationals) disebut juga ekspatriat adalah seorang karyawan, yang bekerja dalam sebuah operasi, yang bukan merupakan warga yang berasal dari negara di mana operasi tersebut ditempatkan, tetapi karyawan tersebut merupakan seorang warga negara yang berasal dari negara di mana kantor pusat organisasi bertempat. Contoh perusahaan milik Jepang yang memiliki operasi di Amerika Serikat mengalihkan manajer asal Jepang di seluruh AS guna memperluas pengetahuan akan kebiasan bisnis AS di perusahaan Jepang
• Warga Negara dari Negara tuan rumah (Host-Country Nationals) adalah seorang karyawan yang bekerja untuk sebuah perusahaan dalam sebuah operasi yang merupakan seorang warga dari negara di mana operasi tersebut ditempatkan, tetapi kantor pusat berada di negara lain. Contoh perusahaan milik Jepang yang memiliki operasi di Amerika Serikat juga merekut seorang manajer dari AS.

 

• Testing and interviewing procedures

 

Dalam prosedur seleksi karyawan, berbagai macam metode dan alat seleksi yang dapat dipergunakan untuk menemukan individu yang paling sesuai dengan pekerjaan, berikut tahapan-tahapan yang umum digunakan dalam proses seleksi:

• Penyaringan pendahuluan. Penyaringan pendahuluan ditujukan untuk mengurangi pelamar yang jelas-jelas tidak sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Hal ini akan mengurangi waktu dan biaya seleksi yang dikeluarkan. Sebagai contoh, seluruh pelamar diberi wawancara penyaringan selama 10 menit untuk menentukan apakah mereka memiliki pendidikan, pelatihan, minat, dan pengalaman yang diperlukan untuk jabatan yang bersangkutan. Pewawancara dapat juga memberikan informasi kepada pelamar tentang sifat dasar dan persyaratan minimal dari jabatan yang sedang ditawarkan (lowongan).
• Jika tuntutan dari organisasi nampak sesuai dengan kualifikasi dan minat pelamar dalam penyaringan awal tersebut maka pelamar diminta untuk melengkapi formulir lamarannya dan selanjutnya mengikuti proses seleksi tahap berikutnya. Adakalanya seorang pelamar tidak berkualifikasi untuk jabatan tertentu, tetapi berjualifikasi untuk yang lainnya. Jika individu yang sedang menjalankan proses penyaringan tersebut diberi informasi seluruh kebutuhan sumber daya manusia organisasi maka akan dapat menyesuaikan dengan jabatan yang cocok untuk kualifikasi mereka.
• Pemeriksaan formulir lamaran. Disamping wawancara, blanko lamaran adalah yang paling umum digunakan sebagi alat selksi. Formulir lamaran pada umumnya, untuk mengumpulkan informasi tentang pendidikan, pengalaman, dan karakteristik personal pelamar. Formulir berbeda dapat digunakan untuk jenis jabatan yang berbeda pula. Butir-butir pertanyaan dalam formulir lamaran tidak boleh memperlihatkan informasi-informasi yang bersifat rasial, seperti suku, bangsa, agama, pribumi dan nonpribumi, dsb.
• Melaksanakan testing. Tes untuk pelamar, biasanya diselenggarakn setelah wawancara pendahuluan dilaksanakan dan blanko lamaran telah diperiksa. Tes dikembangkan dalam usaha untuk menemukan cara pengukuran kualifikasi pelamar yang lebih objektif. Suatu pengembangan dan pengadministrasian program testing yang memadai, dapat memberikan cara penilaian pelamar pekerja yang lebih objektif dan meningkatkan akurasi proses seleksi.
• Melaksanakan wawancara penyeleksian. Wawancara penyeleksian para pelamar pekerjaan dilakukan untuk mendaptkan informasi tambahan dan mengklarifikasi informasi yang dikumpulkan sepanjang proses penyeleksian

YUDHI PRASETYA – 6310498

Who Should Appraise Performance

Pengertian Penilaian Kerja:

1. Menurut Mondy & Noe(2005) : tinjauan formal dan evaluasi kinerja individu atau tugas tim.
2. Menurut Dessler(2003) :  mengevaluasi kinerja relatif karyawan saat ini dan/atau di masa lalu terhadap standar prestasinya.

Kriteria Kinerja

Dalam menetapkan kriteria kinerja, Mondy & Noe(2005) membagi menjadi beberapa kritera,yaitu :

1. Ciri-ciri.

Ciri-ciri karyawan tertentu seperti sikap, penampilan, dan inisiatif merupakan dasar untuk evaluasi.

1. Perilaku

Ketika hasil dari tugas individu sulit untuk ditentukan, organisasi dapat mengevaluasi perilaku seseorang yang terkait dengan tugas atau kompetensi.

3. Kompetensi

Kompetensi terdiri dari pengetahuan, keterampilan, sifat dan perilaku, dan berhubungan dengan keterampilan interpersonal atau berorientasi bisnis.

4. Pencapaian tujuan

Jika organisasi mempertimbangkan hasil akhir pencapaian tujuan sebagai suatu hal yang berarti, hasil pencapaian tujuan akan menjadi faktor yang tepat untuk dievaluasi untuk dibandingkan dengan standar.

5. Peningkatan potensi

Ketika organisasi mengevaluasi kinerja karyawan, kriteria difokuskan pada masa lalu, masa sekarang, dibandingkan dengan standar.

Tanggung-jawab Penilaian

1. Atasan langsung.

Atasan langsung bertanggung-jawab untuk menilai kinerja karena dialah yang setiap saat dapat mengamati para karyawan.

2. Bawahan

Bawahan berada dalam posisi yang tepat untuk menilai efektivitas manajerial. Pendukung pendekatan ini percaya bahwa atasan sangat menyadari kebutuhan kelompok kerja dan dapat membuat pekerjaan lebih baik. Sebaliknya, kritikus khawatir bahwa bawahan takut akan pembalasan.

3. Peers

Kekuatan utama untuk menilai kinerja adalah rekan kerja, yang memiliki kinerja dan pandangan yang khas, terutama dalam tugas-tugas tim.

4.  Evaluasi diri

Jika karyawan memahami tujuan dan kriteria untuk evaluasi, mereka memiliki posisi yang baik untuk menilai kinerja mereka sendiri.

5. Pelanggan

Organisasi menggunakan pendekatan ini karena hal ini menunjukkan komitmen terhadap pelanggan, karena karyawan adalah pemegang tanggung-jawab.

 

 

 

Norbert Calvindo Richie – 60130277

Study Case

Molex merupakan sebuah perusahaan global , dimana perusahaan seharga 1,6 milyar dolar tersebut dioperasikan oleh 49 fasilitas manufaktur di 21 negara dengan 13.000 karyawan. Karena Molex adalah perusahaan global, ia telah memiliki kustomer yang berasal dari 50 negara bahkan lebih.

Perusahaan ini memiliki beberapa tujuan yaitu menyediakan pelayanan baik, berkembangnya seluruh sumber daya manusia, membangun perusahaan global, dan mencapai target finansial. Untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut , perusahaan ini memiliki hubungan antara seluruh karyawan dengan tujuan perusahaan.

Fendry Lukas – 61130533

Liberty Sunaryo – 63130397

Rossy – 60130080

Jessica – 65130252

Kezia Nelly Whihelmina – 61130467

Helena Elvira – 69130229

Stefani Simn – 65130050

Molex menciptakan standart pekerja dengan kebijakan dan penilaian praktek kerja karyawannya, administrasi penjualan dengan sistem yang konsisten, pembagian tugas karyawan, dan lain-lain. Perusahaan Molex juga melatih SDM-nya melalui pelatihan dan kegiatan komunikasi yang membantu perusahaan ini membangun fondasi perusahaan yaitu bagaimana mengatur karyawan, kemampuan yang kuat dari SDM dan mengembangkan jumlah kustomernya.

Filosofi Molex untuk menjadi perusahaan global adalah untuk mendapatkan banyak orang-orang yang bergerak dalam operasi perusahaan tersebut. Oleh karena itu, hal yang harus dilakukan Molex adalah dengan harus memantau perusahaannya, seperti mengadakan meeting yang mengumpulkan masing-masing jabatan perusahaan ini.

 

1. What are the chief human resorces challanges that molex faces as a global organization?

Perbaikan organisasi dapat dilakukan dengan menggunakan sumber daya secara lebih efektif dan efisien, yang pada akhirnya hasil bagi masyarakat dan individu adalah perbaikan dalam produktivitas industri tersebut.

Dalam dunia usaha (bisnis), perbaikan produktivitas adalah sangat penting untuk keberhasilan jangka panjang.Dengan perolehan produktivitas, para manajer dapat mengurangi biaya, menghemat sumber daya yang langka dan meningkatkan profit. Dimana produktivitas ditentukan oleh rasio sebagai berikut :

 

 

Output                         : Goods and service

Productivity    :

Input               : People, Capital, Material, Energy

Profit yang meningkat, karena adanya peningkatan prduktivitas memungkinkan suatu organisasi dapat memberikan pembayaran, keuntungan dan kondisi kerja yang lebih baik. Hal ini memberikan kwalitas hidup karyawan yang lebih tinggi sehingga karyawan dapat lebih terpacu untuk berbuat lebih baik lagi. Disinilah letak sumbangan bagian Sumber daya Manusia terhadap peningkatan produktivitas secara langsung, sedangkan secara tidak langsung memperbaiki kwalitas kehidupan para karyawan.

Tujuan / sasaran Manajemen Sumber Daya Manusia

Tujuan utama dari Manajemen Sumber Daya Manuasia adalah untuk meningkatkan (memperbaiki) kontribusi produktif manusia ke organisasi. Tujuan tersebut dijadikan pedoman kajian dan praktek dalam pengelolaan sumber daya manusia, yang pada umumnya dikenal dengan Manajemen personalia.Perbaikan kontribusi sumber daya manusia adalah sangat penting, dimana semua perusahaan akan menciptakan departemen (bagian) sumber daya manusia atau bagian personalia khusus untuk bisa meningkatkan kontribusi manusia.

Pada kenyataannya, bahwa tujuan tersebut harus memenuhi sasarannya. Dimana sasaran-sasaran akan menjadi petunjuk bagi fungsi-fungsi sumber daya manusia. Untuk melakukan hal ini, sasaran tersebut harus juga mengenal tantangan-tantangan yang berasal dari masyarakat, organisasi, fungsi sumber daya manusia, dan orang-orang yang berpengaruh. Dimana tantangan-tantangan ini menyoroti empat tujuan yang lazim pada manajemen sumber daya manusia :

1. Social objective ( tujuan sosial masyarakat ).
2. Organizational objective ( tujuan organisasional ).
3. Functional objective ( tujuan fungsional ).
4. Personal objective ( tujuan personal ).

Dari tujuan-tujuan tersebut bagaimana seorang manajer sumber daya manusia menghadapi persoalan dan memecahkan permasalahan dengan melihat dan mempertemukan masing-masing dari keempat tujuan daripada manajemen sumber daya manusia :

Suatu perusahaan konglomerat selalu mencari pekerja-pekerja terbaik dalam pengertian, bahwa pekerja tersebut harus mempunyai kecerdasan dan intelligen yang tinggi. Padahal pekerjaan yang dihadapi adalah pekerjaan yang sederhana, penempatan pekerja yang cerdas untuk pekerjaan yang sederhana ini akan menimbulkan kebosanan dan pekerja tersebut mengundurkan diri dari pekerjaannya. Masalah ini dipecahkan dengan mengisi pekerjaan itu dengan seorang pekerja yang terampil dalam menjadi karyawan yang produktif dan dapat bertahan lama pada pekerjaannya.

Dalam hal ini Manajer sumber daya manusia mendukung tujuan masyarakat untuk menemukan karyawan yang memadai dalam arti yang terampil dan sekaligus dapat melayani keefektifan organisasi. Disamping itu tujuan fungsional untuk menjamin dukungan yang memadai dari bagian tersebut terpenuhi karena organisasi itu diuntungkan oleh adanya perbaikan prosedur seleksi untuk bagian tersebut. Dan tujuan personal, pekerja baru dari pekerja yang ditinggalkan oleh pekerja yang terdahulu juga terpenuhi. Namun demikian tidak setiap keputusan sumber daya manusia memenuhi keempat tujuan tersebut, tetapi tujuan-tujuan itu berperan sebagai kontrol terhadap keputusan manajemen sumber daya manusia tentang ketenagakerjaan. Makin terpenuhi tujuan ini oleh kegiatan manajemen sumber daya manusia  (ketenagakerjaan), maka dukungan terhadap organisasi akan makin baik.

 

2. What value is gained from having a standardized HR policy manual for all locations?

Nilai yang di peroleh dari memiliki standar  panduan kebijakan HR dari semua lokasi untuk pelayanan yang baik, untuk berkembangnya seluruh aspek sumber daya manusia, membangun perusahaan global, mencapai target finansial. dengan ini perusahaan dapat menciptakan standart pekerja dengan kebijakan dan penilaian praktek kerja karyawannya dan melatihnya untuk mendapatkan Sdm yang berkualitas. hal itu dapat di peroleh dari mengumpulkan masing informasi dari setiap lokasi

 

 

3. What value is gained from allowing managers to customize the policies for their local countries?

Nilai yang diperoleh oleh manager untuk negara lokal mereka adalah nilai kebanggaan atas produk ciptaan negara lokal itu sendiri, serta produk tersebut dapat dipercaya oleh 50 negara yang sudah bekerja sama dengan perusahaan Morex, sehingga citra nama perusahaan Morex dikenal oleh banyak orang dengan sistem yang sudah terkoordinasi dengan baik dengan pengembangan SDM yang cukup terlatih dengan baik dan konsisten

 

4. Why is there so much emphasis on company culture and communications in this organization?

Tekanan pada organisasi selalu dialami oleh seluruh perusahaan. Budaya kerja diturunkan dari budaya organisasi. Budaya organisasi itu sendiri merupakan sistem nilai yang mengandung cita-cita organisasi sebagai sistem internal dan sistem eksternal. Hal itu tercermin dari isi visi, misi dan tujuan organisasi. Dengan kata lain, seharusnya setiap organisasi termasuk para anggotanya memiliki impian atau cita-cita. Setiap anggota memiliki identitas budaya tertentu dalam organisasinya.
Seperti dalam suatu perusahaan, cita-cita (visi) sebagai identitas organisasi, misalnya mampu beradaptasi pada lingkungan global termasuk berperan di dalam peningkatan kesejahteraan lingkungan. Untuk mencapai itu maka posisi mutu SDM karyawan menjadi sangat penting karena karyawan adalah pemeran utama dan bukan yang lain. Karena itu, dalam bekerja maka setiap karyawan hendaknya memiliki cita-cita yang berupa kehendak mengenai sesuatu yang ingin dituju dan dicapai. Sebagai tujuan antara misalnya dapat berbentuk keinginan untuk memperoleh status sosial, pengembangan karir, dan memperoleh kompensasi. Sedangkan sebagai tujuan akhir adalah keinginan untuk mencapai kesejahteraan sosial ekonomi yang maksimum bagi diri dan  keluarganya.
Untuk mencapai cita-cita yang dikehendaki  maka tiap karyawan perlu mengoptimumkan mutu sumberdayanya. Bentuk ukuran SDM karyawan yang optimum yaitu produktivitas kerja yang maksimum.

 

Home Vs. Hosy-country evaluation

Penilaian kinerja (performance appraisal) adalah suatu metode evaluasi yang dipergunakan untuk melihat prestasi kerja karyawan yang didokumentasikan sebagai bagian dari pengembangan karir yang terdiri dari tinjauan kinerja rutin karyawan dalam organisasi.

Sasaran program

1. Dapat memfasilitasi tujuan dan strategi organisasi, melalui kontribusi peningkatan motivasi dan kinerja.
2. Dapat membangun budaya kinerja yang berkualitas, efisiensi dan berprestasi
3. Menyediakan sarana secara formal untuk mengatasi kesenjangan kompetensi dan cara mengatasinya.
4. Menyediakan dasar untuk remunerasi yang adil berdasarkan kinerja aktual, sehingga karyawan dapat melihat dan mengalami hubungan yang jelas antara kinerja dan imbalan keuangan yang mereka terima.
5. Memberikan kesempatan untuk mendapatkan umpan balik secara resmi tentang cara melakukan penilaian kinerja sehingga dapat diketahui hal-hal yang perlu ditingkatkan
6. Memberikan kejelasan tentang harapan dan standar kerja, mengurangi kecemasan dan konflik dengan manajer lini.
7. Mendapatkan kesempatan untuk mendiskusikan hasil kompetensi dengan karyawan untuk dijadikan dasar pengadaan pelatihan dan pengembangan yang ditargetkan dalam membantu meningkatkan potensi.
8. Menyediakan forum untuk berbagi ide dan pandangan baru.

Outline program

1. Memahami manfaat Performance Management sebagai alat untuk mencapai tujuan organisasi
2. Memiliki pemahaman yang mendasar mengenai teknik dan alat Performance Managemen
3. Mengetahui cara mengembangkan, menetapkan tujuan, indicator dan standard kinerja.
4. Mampu melakukan wawancara kinerja sebagai berikut:

1. Mendengarkan secara efektif.
2. Memberikan umpan balik yang konstruktif.
3. Membuat pertanyaan.
4. Menanggapi secara empati.
5. Menangani permasalahan orang yang sulit.
6. Mampu melakukan Penilaian Kinerja yang efektif:
7. Perencanaan dan persiapan untuk penilaian.
8. Melakukan penilaian dan pengukuran kinerja yang aktual
9. Mengidentifikasi hambatan yang berdampak pada kinerja.
10. Mengidentifikasi pelatihan & pengembangan, & membuat rencana kinerja
11. Action plan dan Follow up

Strategi program

1. Memberikan pencerahan melalui diskusi dan tanya jawab untuk mendapatkan pokok permasalahan yang terjadi di tempat kerja para peserta, dan memberikan solusi yang berlandaskan dengan keseimbangan teori dan praktek terbaik
2. Melakukan simulasi dengan mempergunakan metode proses imitasi yang akan memberikan pengalaman perspektif dan berguna untuk diterapkan dilingkungan kerja yang nyata

 

 

Agen adalah suatu bentuk organisasi yang hanya diberi fungsi untuk menerima pesanan barang-barang dan bekerja dibawah pengawasan oleh kantor pusat. Kantor cabang adalah suatu bentuk organisasi yang menjual barang-barang dari persediaan yang dibentuknya dan diberi wewenang untuk melaksanakan transaksi-transaksi dengan pihak ketiga, sehingga berfungsi sebagai unit usaha yang berdiri sendiri. Agen tidak memiliki persediaan untuk barang-barang yang akan dijual, tetapi hanya berupa monster (contoh-contoh) barang-barang yang dijual. Kantor pusat mengadakan persediaan untuk barang-barang dagangannya yang dikirim dari kantor pusatnya.

Hubungan kantor pusat dan agen

Agen bekerja sebagai unit organisasi berada dibawah pengawasan kantor pusat. Kantor pusat dapat menyerahkan pertanggungjawaban untuk mengawasi piutang-piutang yang terjadi karena penjualan tersebut, membuatkan fakturnya dan atau menagih piutang tersebut. Semua biaya yang bersangkutan dengan agen selain yang dikeluarkan oleh agen dengan mempergunakan modal kerja yang diterimanya, diperhitungkan dan ditanggung oleh kantor pusat.

• Pembukuan untuk suatu agen tidak membutuhkan penyusunan buku-buku secara lengkap. Cukup menyelenggarakan buku kas untuk mencatat penerimaan modal kerja dari kantor pusat dan pengeluaran untuk berbagai macam biaya.
• Pembukuan pada kantor pusat

Hubungan Kantor Pusat dan Cabang

Sifat dan jenis usahanya operasi kantor cabangberada dibawah pengelolaan seorang manajer cabang yang bertanggungjawab langsung kepada top manajemen di kantor pusat. Manajer cabang harus melaporkan informasi tentang volume aktivitas dan hasil usaha cabang kepada kantor pusatnya.

Sistem akuntansi untuk operasi kantor cabang :

1. Sistem sentralisasi

Pembukuan terhadap transaksi-transaksi yang terjadi di kantor cabang diselenggarakan sepenuhnya oleh kantor pusat. Sistem sentralisasi dilaksanakan dalam rangka penghematan biaya administrasi, juga lebih menjamin adanya keseragaman prosedur dan metode-metode pembukuan yang diterapkan baik untuk aktivitas kantor pusat maupun aktivitas kantor cabangnya.akan tetapi keterlambatan informasi yang diterima oleh kantor pusat merupakan faktor yang menyebabkan terlambatnya penyajian laporan keuangan secara periodik.

2. Sistem desentralisasi

Setiap cabang menyelenggarakan pembukuan atas transaksi-transaksi yang terjadi pada cabang yang bersangkutan secara lengkap. Susunan dan klasifikasi rekening-rekening pembukuan pada tiap-tiap kantor cabang mengikuti dan sesuai dengan susunan dan klasifikasi yang dipakai pada kantor pusatnya.

Dalam upaya meningkatkan keunggulan bersaing, banyak perusahaan memusatkan perhatian pada strategi eksternal, dari meningkatkan promosi hingga terobosan-terobosan pemasaran lain nya dilakukan untuk mendongkrak penjualan. Tentu saja dengan biaya yang tidak kecil.

STRATEGI internal, seperti membenahi administrasi kantor dalam perusahaan jarang sekali menjadi pilihan. Padahal justru dengan membenahi manajemen perkantoran akan memberikan hasil yang lebih signifikan, tentunya dengan biaya yang jauh lebih murah. Pengendalian perusahaan dengan manajemen perkantoran yang profesional akan memberikan efisiensi yang besar dalam operasional perusahaan.

Pernyataan di atas bukan berarti strategi eksternal tidak perlu, tetapi strategi internal bisa menjadi jurus-jurus jitu dalam upaya meningkatkan keunggulan perusahaan dalam persaingan bisnis yang kian ketat saat ini.

Dulu, kegiatan administrasi perkantoran dianggap sebagai kegiatan dalam kantor yang sifatnya marginal saja. Kegiatan pelengkap yang dianggap tidak terlalu penting sehinga dalam penempatan tenaga administrasi pun tidak perlu menempatkan orang-orang pilihan yang cerdas dan kreatif. Mereka beranggapan bahwa pekerjaan bagian administrasi hanyalah berurusan dengan catatan-catatan data yang tidak perlu menempatkan orang-orang yang mempunyai kemampuan tinggi dalam mengerjakannya .

Paradigma baru, para pengelola perusahaan mulai menyadari bahwa bagian perkantoran atau bagian administrasi adalah jantung nya perusahaan, pusat kegiatan dari perusahaan ada di bagian administrasi. Setiap operasional perusahaan akan selalu berhubung dengan bagian administrasi. Sehingga dengan membenahi atau mengelolabagian administrasi dengan baik , dampak positifnya akan menyebar ke seluruh bagian. Perlu menempatkan orang-orang yang mempunyai kemampuan tinggi baik dalam hal teknis maupun manajerial. Karena selain kegiatan teknis yang bersifat operasional, kegiatan dalam perkantoran juga bersifat strategik. Kantor-kantor modern saat ini cenderung memilih orang-orang yang menguasai teknologi tinggi untuk menempati jabatan sebagai manajer kator  (office manager ).

URGENSI MANAJEMEN PERKANTORAN DALAM PERUSAHAAN

Kantor terdiri dari beberapa komponen yaitu manusia, sarana dan pekerjaan. Pengelolaan yang baik dan efektif dari ketiganya akan meningkatkan nilai yang tinggi bagi perusahaan. Peran penting manajemen perkantoran dalam perusahaan antara lain :

1. Membantu pihak manajerial dalam membuat keputusan.
2.  Membantu bagian lain memberikan pelayanan administrasi.
3. Membantu meningkatkan pelayanan pelanggan

Manfaat positif dari pengelolaan bagian perkantoran secara profesional adalah

1. Efisiensi perusahaan
2. Meningkatkan kinerja atau performance perusahaan
3.  Membangun image positif perusahaan

• PENGERTIAN MANAJEMEN

Perbedaan perumusan manajemen hanya terletak  pada latar belakang keahlian masing-masing, sehingga sudut pandangnya berbeda-beda. Kata manajemen berasal dari kata manage, dan kita sering mendengar atau bahkan menggunakan kata “me-manage” (walaupun itu mungkin bukan rumusan bahasa Indonesia yang baku, tetapi familiar digunakan) yang maksudnya adalah mengelola. Dalam perusahaan, manajemen diartikan sebagai pengelolaan sarana dan sumberdaya yang di miliki oleh perusahaan, sehingga pencapaian tujuan perusahaan menjadi lebih cepat dan efisien.

Pengertian manajemen, menurut sudut pandang manajerial adalah prosesmengadakan dan menggunakan sarana dan sumberdaya untuk mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan dengan cara efektif dan efisien.

Sebagai suatu proses pencapaian tujuan, maka dalam aktivitasnya perlu strategi atau langkah-langkah manajerial yang sering disebut sebagai fungsi-fungsi manajemen. Secara umum ada empat fungsi manajemen yaituplanning,organizing, actuating, dan controlling (yang biasa disingkat POAC)

1. Planning (perencanaan), meliputi proses penetapan tujuan dan cara pencapaian tujuan tersebut.
2. Organizing (pengorganisasian). Setalah menetapkan tujuan dan membuat program cara pencapaiannya, selanjutnya manajer harus segera merancang dan mengembangkan organisasi yang akan melaksanakan program itu dengan baik.Setiap perusahaan membutuhkan jenis organisasi yang berbeda-beda sesuai dengan tujuannya masing-masing. Jadi jenis organisasi yang dibutuhkan adalah sesuai dengan tujuannya. Contoh, organisasi sebuah perguruan tinggi berbeda dengan perusahaan konveksi.
3. Actuatting (pengarahan). Setalah membuat perencanaan, membentuk struktur organisasi dan penempatan kerja, langkah berikutnya adalah mengarahkan jalannya organisasi supaya sampai tujuan. Dengan kata lain, mengajak atau menggerakan anggota organisasi untuk melakukan pekerjaan dengan cara yang akan membantunnya untuk mencapai tujuan.
4. Controlling (pengendalian). Fungsi pengendalian ini mencakup 3 hal, yaitu :

• Menetapkan standar prestasi
• Mengukur prestasi yang dicapai dan membandingkannya dengan standar yang telah ditetapkan.
• Mengambil tindakan untuk koreksi pada prestasi yang tidak memenuhi standar.

• PENGERTIAN MANAJEMEN PERKANTORAN

Arti perkantoran seringkali mempunyai persepsi yang berbeda-beda. Kantor bisa berarti tempat kerja, instansi (kantor wilayah, kantor bea cukai, kantor pos), kantor bisa juga berarti fungsi kegiatan ( kantor pemasaran, kantor penjualan). Sedangkan arti perkantoran, dalam buku ini, adalah kegiatan administrasi di dalam sebuah perusahaan. Bagian perkantoran sering juga disebut sebagai bagian administrasi atau tata usaha (TU).

Lebih lengkapnya, manajemen perkantoran berarti penerapan fungsi-fungsi manajemen pada sarana dan sumberdaya kantor untuk mencapai tujuan dan sasaran yang di tetapkan, dengan cara memberdayakan pegawai sebaik-baiknya, menggunakan mesin dan perlengkapan dengan tepat, menggunakan metode yang paling bai, dan memberikan lingkungan yang kondusif.

Fungsi administrasi manajemen perkantoran bisa mempengaruhi seluruh kegiatan organisasi. Karena itu manajer kantor harus seseorang yang memiliki pemahaman yang luas dan menyeluruh tentang sistem dan perangkat yang mendukung dalam organisasinya. Penerapan fungsi-fungsi manajemen dalam manajemen perkantoran meliputi :

Perencanaan

1.  Menetapkan tujuan dan sasaran dari masing-masing fungsi dalam layanan kantor.
2. Menganalisis sarana dan sumberdaya yang di butuhkan untuk layanan kantor.
3. Mendesain metode dan prosedur kerja yang efisien.
4. Mengembangkan sistem administrasi yang efektif.

Pengorganisasian

1. Mengatur pengalokasian saran dan sumberdaya kantor, agar tidak terjadi pemborosan.
2. Menjamin optimalisasi penggunaan peralatan kantor.

Pengarahan

1.  Menjelaskan dan mengarahkan karyawan kantor dalam melakukan pekerjaan.
2. Memberikan pelatihan untuk pekerjaan untuk sistem, metode, prosedur kerja yang baru.
3. Melakukan pembinaan dan pengembangan dalam melakukan pekerjaan kantor.

Pengawasan

1. Mengevaluasi pekerjaan sesuai dengan SOP yang sudah ditetapkan.
2.  Melakukan penilaian kinerja yang efektif dan efisien

Sarana dan sumberdaya atau elemen dasar yang harus di kelola dalam kantor, dikelompokan menjadi 3 yaitu :

1. Hardware (perangkat keras) meliputi lingkungan fisik antara lain ruang kantor, perabot, peralatan kantor, mesin-mesin kantor dan lain-lain.
2. Software (perangkat lunak) merupakan sistem kerja di dalam kantor antara lain meliputi program kerja, pola operasi, metode kerja, kebijakan-kebijakan kerja dan lain-lain.
3. Brainware merupakan sumberdaya manusia atau personil yang bekerja di bagian perkantoran.

Ciri-ciri pekerjaan kantor adalah sebagai berikut :

1. Suatu pekerjaan yang bersifat memberi pelayanan pada bagian lain dalam mengerjakan pekerjaannya agar lebih efektif.
2. Bersifat memudahkan atau meringankan bagian lain dalam mengoperasikan pekerjaannya.

Kegiatan manajemen perkantoran :

1. Menyediakan organisasi kantor yang efektif, agar tercapai efisiensi perusahaan.
2. Mengusahakan fasilitas pelayanan & komunikasi, agar tercipta kinerja yang prima di dalam perusahaan.
3.  Mengelola lingkungan fisik, agar tercipta kenyamanan kerja sehingga karyawan lebih produktif dalam bekerja.
4.  Membuat standar kerja yang akan di gunakan untuk evaluasi kinerja pekerjaan kantor.

Tugas manajer kantor :Manajer kantor sering juga disebut sebagai supervisor atau kepala bagian administrasi, merupakan manajer tingkat menengah (middle manager) yang dalam tugasnya akan berhubungan dengan berbagai pihak baik secara vertikal (antara atasan dan bawahan) maupun horisontal (hubungan antar bagian).

SEKRETARIS VS MANAJER KANTOR

Sekretaris adalah jabatan karyawan yang tugasnya sebagai pelaksana administrasi dari pimpinan. Dalam perkembangannya peran sekretaris tidak hanya sebagai pelaksana administrasi tetapi perannya sangat mendukung keberhasilan seorang pimpinan.

Dibandingkan dengan manajer kantor menurut cakupan wilayahnya, sekretaris bertanggung jawab pada satu departemen, sedangkan manajer kantor bertanggung jawab pada kegiatan administrasi seluruh departemen dalam suatu perusahaan.

RUANG LINGKUP MANAJEMEN PERKANTORAN

Manajemen perkantoran merupakan bagian dari manajemen perusahaan, khususnya pengelolaan pada bagian perkantoran atau administrasi perusahaan. Ruang lingkup manajemen perkantoran secara umum meliputi :

•  Pengorganisasian kantor
• Perencanaan dan pengawasan sistem kerja
• Produk-produk perkantoran
• Peralatan kerja kantor
•  Lingkungan kerja kantor

ORGANISASI KANTOR

Organizing merupakan fungsi yang sangat penting dalam manajemen.kemampuan untuk mengorganisasikan secara efektif,sangat besar nilainya dalam hal mengembangkanperusahaan.organisasi adalah suatu sistem usaha kerjasama dari suatu kelompok orang untuk mencapai tujuan bersama.struktur organisasi adalah susunan keseluruhan yang menunjukan hubungan antar  fungsi – fungsi  berdasarkan otoritas dan tanggung jawab atas masing – masing fungsi dalam organisasi.Membuat  stuktur organisasih harus memperhatikan fungsi-fungsi yang ada dalam organisasih , baru kemudian menentukan personil yang melaksanakan funsi-fungsi tersebut. Funsi-fungsi dalam organisasi biasanya bersifat lebih permanen , sedangkan personilnya cenderung berubah atau berganti-ganti sesuai dengan berjalannya waktu.

struktur organisasi kantor

Kantor adalah pusat administrasi perusahaan dalam menjalankan operasinya. Dalam membuat struktur organisasi ada beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu :

1. Merumuskan tujuan usaha
2. Analisis pekerjaan kantor
3. Pembagian tugas

Selanjutnya dalam membuat struktur organisasi kantor sangat dipengaruhi oleh bagaimana sebuah perusahaan menempatkan manajemen perkantoran di dalam pelaksanaan kegiatannya. Penempatan manajemen perkantoran itu sendiri sangat dipengaruhi oleh :

•  Apa jenis usaha kita. Jenis usaha yang berbeda akan mempunyai fungsi-fungsi yang berbeda pula, sehingga struktur organisasi kantornya juga akan berbeda.
• Pentingnya penilaian top manager terhadap manajemen perkantoran
• Luas cakupan perkantoran dalam suatu organisasi. Besar kecilnya suatu organisasi akan sangat mempengaruhi jumlah pekerjaan yang menjadi tanggung jawab dari bagian perkantoran

Struktur organisasi kantor dibagi dalam 4 bagian yaitu :

• Analisis sistem
• Pemroses data
• Pemroses kata
• Jasa kantor

Kantor dibagi dalam 4 divisi masing-masing adalah :

1.  Fasilitas fisik
2. Services
3. Pengawasan kantor
4. Personil kantor

PENGORGANISASIAN PEKERJAAN KANTOR

Pekerjaan kantor ada pada seluruh bagian dalam perusahaan. Masalah yang sering timbul adalah bagaimana mengorganisasikan pekerjaan tersebut agar bisa berjalan dengan lancar. Pengorganisasian pekerjaan kantor dibedakan menjadi 2 jenis yaitu sentralisasi dan desentralisasi.

Sentralisasi

Sentralisasi atau asas pemusatan artinya semua kegiatan administrasi atau perkantoran di pusatkan di suatu tempat dan di pimpin oleh seorang office manager. Misalnya untuk kegiatan pengarsipan surat seluruh bagian di dalam perusahaan dilaksanakan secara terpusat dibagian arsip.

Kelebihan atau keuntungan sentralisasi adalah :

• Pengawasan administrasi lebih mudah
•   Penggunaan peralatan lebih optimal
• Pekerjaan senantiasa selalu disempurnakan
• Metode kerja dapat diterapkan secara seragam
• Spesialisasi kerja dapat dilaksanakan

Kelemahan sentralisasi adalah :

•   Penumpukan pekerjaan pada sautu bagian
• Kurang praktis karena semua pekerjaan administrasi tergantung pada satu bagian saja.
• Jika letak setiap divisi berjauhan, sentralisasi sangat sulit untuk dilaksanakan.

Desentralisasi

Desentralisasi atau asas pemencaran artinya semua kegiatan administrasi atau perkantoran diserahkan ke manajer fungsional. Jadi kegiatan perkantoran dilaksanakan pada masing-masing bagian dan dipimpin oleh masing-masing manajer fungsional.

Kelebihan atau keuntungan desentralisasi adalah :

• Urutan penyelesaian pekerjaan dapat dilakukan dengan skala prioritas sesuai dengan tingkat kepentingan dari masing-masing bagian.
• Hemat waktu
• Karyawan bersifat generalis. Artinya setiap orang bisa mengerjakan setiap pekerjaan yang harus di kerjakan dalam kantor.

Kelemahan desentralisasi adalah :

• Pengawasan administrasi kurang optimal
• Penggunaan peralatan kurang optimal
• Tidak adanya keseragaman kerja

SISTEM KERJA

Ada beberapa fungsi di dalam organisasi, dimana setiap bagian mempunyai aktifitas dan deskripsi kerja masing-masing yang berbeda-beda. Namun sesungguhnya setiap bagian harus saling terintegrasi guna mencapai tujuan yang lebih optimal. Bagian perkantoran merupakan pusatnya data dan informasi, jadi bagian perkantoran merupakan bagian yang sangat strategis dan taktis untuk menjadi support system untuk bagian-bagian yang lain. Mendongkrak performance perusahaan bisa dimulai dari sistem didalam administrasi perkantoran.

Bagian yang paling kecil dari sistem adalah metode kerja. Kumpulan atau serangkaian dari metode kerja disebut prosedur kerja. Beberapa prosedur kerja akan terhimpun dalam sebuah subsistem yang juga merupakan dari sistem.

Sebuah sistem yang baik, memiliki karakter antara lain sebagai berikut :

•  Sistematis. Sebuah sistem harus memiliki keterkaitan yang logis, mudah dimengerti dan dipahami, sehingga mudah di ikuti atau dilakukan.
• Fungsional. Sebuah sistem yang baik adalah sistem yang dapat mendukung setiap bagian dalam mencapai tujuan organisasi agar mampu memberdayakan segala sumberdaya secara optimal.
• Sederhana. Sebuah sistem yang baik adalah tidak terlalu rumit tetapi sederhana dan mudah dilaksanakan.
• Fleksibel dan adaptif. Sistem yang baik haruslah fleksibel dan adaptif, mengingat seringnya terjadi perubahan-perubahan yang terjadi di luar kendali. Sehingga sistem yang fleksibel akan mudah untuk di lakukan.

Dengan adanya sistem yang baik maka secara signifikan akan memberikan manfaat yang banyak antara lain :

• Aktifitas kerja menjadi l-ebih lancar
• Hasil kerja menjadi lebih optimal
• Efisiensi biaya menjadi lebih baik
• Perencanaan kerja lebih mudah
•   Pengendalian biaya dan pekerjaan lebih terarah
•   Pengawasan kerja menjadi lebih baik

Contoh beberapa sistem pada organisasi atau perusahaan adalah sistem pada tingkatan operasional, sistem pada tingkatan manajemen, sistem pada tingkatan strategis dan sistem pada tingkatan perkantoran.

PERENCANAAN PEKERJAAN KANTOR

Perencanaan adalah proses kegiatan yang meliputi menentukan tujuan dan menentukan cara pencapaian tujuan tersebut. Agar kegiatan dalam bekerja berjalan secara baik maka selain perencanaan perlu dilakukan pengawasan atau pengendalian yaitu dengan membuat standar kerja atau standard operation procedure (SOP).

Tujuan dalam pekerjaan perkantoran harus dirumuskan terlebih dahulu oleh manajer kantor. Tujuan organisasi ditentukan oleh dewan direksi kemudian tujuan-tujuan setiap bagian, termasuk dalam pekerjaan perkantoran, harus di tentukan oleh fungsi manajerial masing-masing.

Secara keseluruhan perencanaan pekerjaan kantor meliputi :

• Merumuskan tujuan
• Menetapkan kebijakan-kebijakan
• Menetapkan metode yang terbaik
• Mendesain prosedur

Contoh dari perencanaan pekerjaan kantor :

• Tujuan
• Metode yang digunakan
• Prosedur yang dilakukan

Langkah-langkah perencanaan pekerjaan kantor :

•  Pekerjaan apa yang akan dikerjakan
•   Cara atau metode mana yang akan dipakai
• Bagaimana urut-urutan mengerjakannya
• Kecakapan apa yang dibutuhkan untuk mengerjakannya

PENETAPAN TUJUAN

Agar tujuan bisa direalisasikan dengan baik maka tujuan harus bersifat SMART, yaitu akronim dari specific (spesifik), measureable (terukur), achievable(dapat dicapai), realistic (masuk akal), dan timing (penetapan waktu harus jelas. Artinya tujuan yang ditetapkan itu harus jelas, tidak bersifat umum. Tujuan yang ditetapkan harus dapat diukur, tujuan itu dianggap tercapai ukurannya apa, misalnya seluruh karyawan administrasi telah mengikuti training.

Persiapan awal dalam penetapan tujuan, baik jangka pendek maupun jangka panjang adalah :

1. Kumpulkan semua informasi pendukung, seperti daftar kegiatan-kegiatan, laporan-laporan, proyek-proyek serta masukan-masukan dari berbagai pihak.
2.   Padukan informasi ini dengan kalender atau bagan perencanaan waktu.
3. Catat peristiwa-peristiwa penting kedepan yang sekirannya berpengaruh terhadap tujuan yang akan ditetapkan.
4. Proyeksikan kendala-kendala dalam pencapaian tujuan dan buat alternatif solusinya.
5. Selanjutnya buatlah draft disertai dengan skedul waktu.
6. Analisislah dan kaji berulang sebelum anda menetapkan tujuan.

METODE KERJA

Metode kerja atau cara kerja didalam kantor sangat menentukan efisiensi kerja. Jika telah menemukan cara atau metode kerja yang terbaik lalu dibakukan. Artinya cara kerja tersebut ditetapkan sebagai metode. Kerja yang disepakati untuk dipakai didalam perusahaan tersebut. Tentu saja sesudah di uji terlebih dahulu bahwa metode tersebut memang merupakan metode terbaik. Ukuran terbaik biasanya dengan menilai tingkat kecepatannya atau tingkat efisiensinya.

Sebuah kantor yang mempunyai metode kerja yang baik efisiensinya sangat signifikan dibandingkan dengan kantor yang tidak menerapkan atau bahkan tidak peduli dengan metode kerja yang dipakai oleh stafnya. Khususnya dalam penghematan waktu kerja kantor. Jika perusahaan mempunyai banyak cabang, metode kerja yang di anggap paling baik akan dibakukan dan diajarkan pada seluruh kantor cabang, sehingga semua kantornya akan menggunakan metode kerja yang sama.

PROSEDUR KERJA

Prosedur adalah serangkaian dari tahapan-tahapan atau urutan dari langkah-langkah yang saling terkait dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Prosedur kerja membuat perkejaan kantor dapat di laksanakan lebih lancar. Sehingga waktu penyelesaian lebih cepat . prosedur kerja juga memberikan pengawasan lebih baik tentang apa dan bagaimana suatu pekerjaan telah dilakukan . prosedur  kerja menjadikan setiap bagian berkoordinasi dengan bagian yang lain. Dengan adanya prosedur kerja maka pekerjaan dapat dikendalikan dengan baik, dan tentu saja hal tersebut akan membuat penghematan yang besar bagi perusahaan.

Prinsip-prinsip prosedur perkantoran :

Sebuah prosedur kerja yang baik prinsipnya adalah sederhana, tidak terlalu rumit dan berbelit-belit. Prosedur kerja yang baik akan mengurangi beban pengawasan karena penyelesaian pekerjaan telah mengikuti langkah-langkah yang ditetapkan. Pembuatan prosedur kerja harus memperhatikan pada arus pekerjaan. Prosedur kerja harus dibuat fleksibel, artinya bisa dilakukan perubahan jika terjadi hal-hal yang sifatnya mendesak. Prosedur kerja ditetapkan dengan memperhatikan penggunaan alat misalnya mesin agar optimal dan prosedur kerja harus menunjang pencapaian tujuan.

EVALUASI PROSEDUR

Perbaikan atau penyederhanaan dalam pelaksanaan pekerjaan perkantoran harus selalu dilakukan untuk menemukan prosedur yang terbaik. Baik metode atau prosedur harus selalu dilakukan perbaikan setelah melakukan evaluasi terlebih dahulu.

Dasar yang digunakan sebagai pertimbangan dalam evaluasi adalah efesiensi dalam hal waktu, usaha dan biaya. Jika berdasarkan hasil evaluasi dinyatakan tidak efisien maka selanjutnya perlu tindakan. Dari hasil evaluasi prosedur menghasilkan simpulan 3 hal yaitu :

1.  Prosedur dipertahankan
2. Prosedur disederhanakan
3. Prosedur diperbaiki

PENYEDERHANAAN

Sebuah perusahaan penerbitan dengan melakukan penyederhanaan prosedur dapat menghemat ratusan juta dalam satu tahun. Penyederhanaan prosedur meliputi memperpendek tahapan, mempermudah pelaksanaan, mengurangi sebagian dari tahapan yang biasanya dilakukan.

Contoh penyederhanaan prosedur kerja misalnya prosedur pengarsipan disederhanakan meliputi :

1. Mengumpulkan nota menurut kronologi waktu.
2. Mencatat seri nota dalam buku besar.
3. Mencatat jenis dan jumlah barang yang dipesan.
4. Mencatat lokasi pengiriman barang
5. Menyimpan nota dalam box file sebagai arsip

PERBAIKAN PROSEDUR

Langkah-langkah perbaikan prosedur :

1. Temukan permasalahannya
2. Kumpulkan data-data pendukung
3. Temukan prosedur yang lebih baik
4. Lakukan uji coba untuk prosedur baru tersebut
5. Evaluasilah apakah prosedur baru tersebut benar-benar lebih baik
6. Jika sudah lebih baik lalu bakukan

Ingat suatu perubahan sering menghadapi tantangan atau penolakan. Untuk menghindari hal tersebut yang perlu dipersiapkan adalah :

• Lakukan perubahan secara bertahap.
• Lihat situasi dan sikap karyawan.
• Jangan dipaksakan,dan bila perlu informasikan lebih awal.
• Jika perlu mereka dilibatkan dalam perubahan prosedur

STANDAR KERJA

Standar kerja adalah perilaku atau hasil minimum yang di harapkan dapat dicapai oleh seluruh karyawan kantor misalnya standar berpakaian, standar hasil kerja, standar pekerjaan, dan lain sebagainya. Tujuan penetapan standar kerja adalah untuk pengendalian agar pekerja kantor efisien, untuk pengawasan terhadap perilaku atau hasil kerja terhadap pekerjaan kantor yang dilakukan oleh para pegawai kantor.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penetapan standar kerja adalah :

• Standar kerja harus spesifik dan terukur
• Standar kerja harus realistik dan dapat dicapai
• Standar kerja dikembangkan dengan mempertimbangkan masukkan karyawan
• Standar kerja harus fleksibel terhadap perubahan

INFORMASI MANAJEMEN

Informasi manajemen adalah sejumlah data yang telah diolah menjadi sebuah informasi dan berguna untuk pengambilan keputusan bisnis. Tantangan bagi manajer perkantoran adalah mengumpulkan dan menyusun data kemudian mengolahnya agar berguna bagi bagian lain.

Proses penyediaan manajemen

Untuk mengolah data menjadi sebuah informasi yang lebih berguna diperlukan 4 tahapan yaitu :

1.  Pengumpulan data. Didalam kantor atau perusahaan sendiri banyak sekali data mentah yang belum dimanfaatkan atau belum diolah menjadi sebuah informasi.
2. Penyajian data. Agar lebih berguna maka data-data dalam perusahaan tersebut perlu ditabulasi atau disajikan dalam bentuk tabel-tabel atau diagram sehingga data lebih komunikatif.
3.  Pengolahan data. Setelah data ditabulasi, disajikan dalam bentuk tabel-tabel dan diagram selanjutnya dilakukan pemrosesan data.
4.  Pendistribusian. Dari hasil pengolahan data selanjutnya didistribusikan pada pengguna khususnya tingkat manajerial seperti pimpinan puncak, bagian marketing, bagian keuangan, bagian sumber daya manusia, dan selanjutnya akan digunakan untuk pedoman dalam pengambilan keputusan manajerial.

Jenis-jenis informasi

Informasi berdasarkan sumbernya :

1. Informasi internal. Informasi yang diperoleh dengan mengolah data yang berasal dari dalam perusahaan sendiri. Informasi internal menggambarkan kondisi atau keadaan dari perusahaan
2. Informasi eksternal. Informasi yang berasal dari luar perusahaan. Analisis dari informasi ini biasanya untuk mengetahui peluang dan ancaman dari usaha yang kita jalankan.

Informasi berdasarkan tujuannya :

1.  Informasi untuk perencanaan. Informasi ini digunakan untuk membuat keputusan atau penetapan kebijakan kedepan.
2.  Informasi untuk pengendalian. Informasi ini digunakan untuk evaluasi yang selanjutnya untuk perbaikan dan pengendalian operasional.

Kualitas informasi

Agar pengambilan keputusan akurat, maka harus didukung dengan informasi harus berkualitas. Syarat informasi yang berkualitas adalah :

• Bermakna. Informasi dikatakan bermakna apabila informasi tersebut bermanfaat serta relavan dalam mendukung pengambilan keputusan.
• Dapat dipercaya. Untuk menjadi sebuah informasi tahapan sebelumnya adalah berupa data lalu diproses dengan alat analisis statistik.
• Tepat waktu. Informasi dianggap berkualitas jika waktunya tepat.
• Mudah dipahami. Sebuah informasi harus komunikatif agar mudah dipahami opleh pengguna informasi.

SARANA KOMUNIKASI KANTOR

Komunikasi merupakan kebutuhan setiap organisasi dalam melaksanakan kegiatannya. Komunikasi menurut Bovee dan Thill (2003) sebagai proses mengirim data dan menerima pesan dan dikatakan efektif apabila pesan tersebut dapat dimengerti dan menstimuli tindakan atau mendorong orang lain untuk melakukan tindakan sesuain dengan pesan yang disampaikan tersebut.

Fungsi komunikasi tidak sekedar menyampaikan informasi untuk memperlancar dalam pengambilan keputusan pihak manajemen, tetapi juga sebagai fungsi kontrol, fungsi motivasi dan juga emosi. Komunikasi sebagai fungsi kontrol akan membantu pimpinan dalam mengendalikan hasil kerja dan para karyawan.

KomunIkasi yang efektif didalam suatu organisasi akan mempunyai dampak dalam banyak hal antara lain :

1. Meningkatkan produktivitas kerja
2.   Pemecahan masalah lebih cepat
3. Arus kerja menjadi lebih lancar
4. Mengurangi konflik antar karyawan
5. Merupakan marketing internal yang sangat efektif
6. Meningkatkan citra profesional
7. Meningkatkan kepuasan kerja
8. Hubungan kerja menjadi lebih baik

Sebaliknya komunikasi yang buruk akan menimbulkan banyak konflik dan menurunnya produktivitas kerja dan tentu saja dampaknya sangat buruk dalam pertumbuhan atau perkembangan suatu organisasi. Ada berbagai sarana komunikasi didalam kantor yang dikelompokkan menjadi 2 yaitu sarana komunikasi tertulis dan sarana komunikasi lisan

Komunikasi lisan

Komunikasi lisan bisa dilakukan dengan cara telepon, pertemuan, atau dengan teleconference. Komunikasi lisan bisa menggunakan telepon portable, handphone, dan internet.

Tata cara yang perlu diperhatikan dalam telepon :

1.  Menangani telepon
2. Nada suara
3. Menerima telepon
4. Mendengar aktif
5. Etika telepon
6.  Teleconference

Sikap berkomunikasi

Sikap baik dalam bertindak atau dalam berbicara akan mencerminkan citra diri seseorang. Beberapa sikap yang perlu mendapat perhatian dan harus dijaga adalah :

• Sikap dalam berbicara antarindividu yang baik adalah sikap yang simpati yaitu dengan menghargai lawan bicara membuka diri serta tidak merendahkan orang lain.
• Berusaha menjadi pendengar aktif, tidak memotong pembicaraan orang lain, penuh perhatian, konsentrasi, dan menanggapi dengan tepat.
• Komunikasi tidak hanya verbal tetapi juga visual, seperti ekspresi wajah atau mata, sikap tubuh, gerakan tubuh serta busana.
• Bahasa atau kata-kata yang anda pilih sangat signifikan dengan tingkat keberhasilan anda dalam komunikasi.
• Selain verbal yaitu bahasa atau kata-kata vokal juga sangat penting dalam sikap komunikasi lisan

SURAT-SURAT KANTOR

Salah satu bentuk komunikasi perkantoran adalah komunikasi tertulis. Sarana nya antara lain bisa dilakukan melalui suratm formulir, catatan, memo, faximile, e-mail, short message services (sms), laporan atau makalah-makalah.

Bahasa dan penampilan surat

Sebagai sarana komunikasi, surat dikatakan efektif apabila informasi dalam surat atau pesannya dipahami oleh penerima surat sesuai dengan maksud si pengirim surat. Oleh sebab itu bahasa merupakan kunci utama yang harus dipahami dalam membuat surat.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menyusun surat adalah :

• Seluruh bagian surat seperti pada sebuah bingkai
• Penampilan bersih, tidak ada coretan atau tambahan ketikan
• Kertas dan amplop berkuailitas
• Kertas warna putih ukuran folio atau kuarto
• Gunakan tinta warna netral misalnya biru atau hitam
• Nama pada alamat tujuan ditulis lengkap dengan gelar dan jabatan

Bentuk dan bagan surat

Bentuk atau gaya penulisan surat adalah susunan atau tata letak bagian-bagian dari surat. Ada berbagai gaya penulisan surat yang biasa digunakan ada 4 yaitu :

• Official style (bentuk resmi)
• Block style (bentuk lurus)
• Full block style (bentuk lurus penuh)
• Semi block style (bentuk setengah lurus)

Didalam program Microsoft Word tersedia program-program format baku yang sangat membantu dalam hal membuat surat, memo, lembar faximile, laporan, brosur, leaflet dan lain sebagainya. Gaya format baik surat, faks maupun memo disajikan dalam 3 model yaitu model professional, contemporary, dan elegant.

Jenis surat

1. Surat penawaran kerja sama adalah surat yang dikirim kesebuah instasi atau perorangan yang isinya adalah menawarkan kerja sama suatu kegiatan.
2. Surat referensi adalah surat yang dibuat oleh perorangan atau lembaga yang tujuannya memberikan referensi pada seseorang atau lembaga tentang kapabilitas yang diketahui.
3. Surat undangan adalah surat yang berisi tentang pemberitahuan yang sifatnya mengharap kehadiran seseorang untuk datang dalam suatu acara tertentu pada waktu tertentu di suatu tempat yang ditetapkan.
4. Surat pengumuman adalah suatu surat yang berisi pemberitahuanmengenai suatu hal.
5. Surat edaran adalah pemberitahuan tertulis tentang hal-hal yang tidak bersifat rahasia dan perlu diketahui oleh banyak pihak
6. Surat keputusan adalah surat yang memuat suatu keputusan tertentu yang memuat ketetapan-ketetapan serta dasar-dasar pertimbangan mengenai keputusan tersebut.
7. Surat penugasan berisi tentang perintah dari atasan kepada bawahan agar melaksanakan tugas yang telah ditetapkan.
8. Surat perintah adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi yang lebih tinggi kepada yang lebih rendah tingkatannya.
9. Surat instruksi dilengkapi dengan petunjuk langkah-langkah melakukannya.
10. Surat kuasa adalah surat yang berisi memberikan kuasa atau wewenang.
11. Surat perjanjian adalah surat yang berisi pernyataan seseorang dalam suatu perjanjian.
12. Surat perjalanan dinas adalah surat yang diberikan kepada karyawan untuk melaksanakan tugas keluar kota.
13. Surat panggilan adalah surat yang dipergunakan untuk memanggil seseorang untuk dimintai keterangan.
14. Surat peringatan dibuat oleh suatu pihak ditujukan kepada pihak lain yang berisi tentang peringatan atau nasihat atas suatu yang dilanggar.
15.   Surat rekomendasi surat yang dibuat untuk memberikan keterangan pada orang yang direkomendasikan beberapa kelebihannya.
16.   Berita acara adalah suatu laporan resmi yang tercatat tentang suatu kejadian atau kegiatan yang berlangsung.
17. Memo adalah surat tidak resmi yang berisi pesan tidak terlalu panjang dan sifatnya tidak formal.
18.   Faximile adalah surat yang dikirim ke pihak lain melalui pesan fax.
19. Notulen adalah catatan summary hasil rapat atau suatu acara yang telah di ringkas atau disimpulkan
20.   Sms (short message services) atau pesan singkat yang dikirim lewat handphone.

MANAJEMEN FORMULIR

Formulir atau sering disebut form saja adalah sehelai kertas cetak yang memuat informasi tetap serta ruang kosong untuk informasi variabel.Informasi tetap adalah informasi dari instansi pembuat formulir yang ingin disampaikan pada pengguna formulir. Informasi variabel adalah informasi yang diharapkan oleh instansi pembuat formulir dari pengguna formulir mengenai data dirinya.

Ada banyak sekali macam formulir-formulir yang dipergunakan dalam kantor, secara keseluruhan di kelompokkan menjadi 2 yaitu :

• Formulir intern yaitu formulir yang digunakan dalam lingkungan perusahaan sendiri, misalnya order penjualan
•   Formulir ekstern yaitu formulir yang digunakan untuk pihak luar perusahaan, misalnya order pembelian

Tujuan penggunaan formulir

Secara umum tujuan penggunaan formulir adalah untuk pengendalian operasional agar tercapai efisiensi dalam perusahaan. Secara khusus tujuan penggunaan formulir adalah sebagai berikut :

•  Formulir akan mempermudah dan mempercepat kelancaran kerja
• Formulir menghindari adanya pengulangan agar hemat waktu
•   Formulir menegaskan informasi yang dikehendaki
• Formulir juga memungkinkan dicapainya keseragaman
• Formulir akan mempermudah dalam pengarsipan
• Formulir akan menimbulkan image profesional

Desain formulir

Desain formulir internal pertimbangannya lebih pada efisiensi serta segi ekonomis. Sedangkan formulir eksternal pertimbangan pada tujuan tambahan misalnya promosi, image perusahaan dan lain-lain.

Pertimbangan fungsional, biasanya lebih pada pertimbangan pengendalian biaya serta efisiensi yaitu :

• Tujuannya
• Cara formulir digunakan
• Jumlah kopi yang diperlukan

Pertimbangan fisik seperti penampilan formulir harus memperhatikan :

• Jenis kertas yang digunakan
• Jenis tinta
• Cetakan
• Ukuran
• Font
• Warna

Prinsip desain formulir

Sebelum membuat desain formulir, beberapa hal yang harus dilakukan adalah :

• Menetapkan tujuan formulir
• Tentukan informasi tetap serta informasi variabel yang perlu dimasukkan
• Buatlah anlisis identifikasi formulir
• Sediakan ruang yang cukup untuk data
• Bentuk formulir

Pengawasan dan pengendalian formulir

Tujuan dari pengawasan atau pengendalian formulir adalah :

• Agar formulir dapat ditangani dengan efisien
• Agar formulir selalu dilakukan pembaruan
• Agar tidak terjadi tumpang tindih antar bagian
• Agar biaya bisa ditekan seminimal mungkin

Pengendalian formulir didalam perusahaan bisa dilakukan dengan cara :

• Sentralisasi pekerjaan. Tetapkan seseorang yang akan bertanggung jawab terhadap pengelolaan semua formulir dari beberapa bagian, sehingga kegiatan pengawasannya terpusat disatu bagian
•  Lakukan evaluasi. Amati seberapa jauh formulir-formulir kantor yang sudah ada membantu perusahaan
• Standardisasi. Tindakan pengawasan terakhir dari formulir adalah standardisasi. Setelah dilakukan penelitian secara mendalam dan dipastikan bahwa formulir tersebut adalah yang paling cocok dengan kebutuhan perusahaan, maka formulir tersebut harus distandardisasi (dibakukan)

MANAJEMEN KEARSIPAN

Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar atau bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu pokok persoalan atau peristiwa-peristiwa yang masih berguna dan diperlakukan sewaktu-waktu di masa mendatang.

Tujuan pengarsipan

• Sebagai referensi atau bukti legalitas sewaktu-waktu arsip dibutuhkan.
• Sebagai sumber data yang berarti arsip merupakan sumber informasi yang sangat diperlukan dalam mendukung pengambilan keputusan.
• Sebagai data historis yang dapat digunakan untuk mengetahui perkembangan sejarah atau dinamika organisasi dimasa lalu.

Jenis arsip

Menurut keperluannya arsip dibedakan menjadi 3 macam yaitu :

• Arsip aktif yaitu arsip yang masih dalam proses penyelesaian.
• Arsip pasif yaitu arsip yang jarang digunakan karena sudah selesai diproses.
• Arsip abadi yaitu arsip penting dan berlaku untuk selamanya.

pengorganisasian arsip

Dalam pengorganisasian arsip dalam kantor dibedakan menjadi beberapa yaitu :

• Sentralisasi. Kegiatan pengarsipan setiap unit di dalam perusahaan dilakukan secara terpusat disatu bagian. Beberapa manfaat atau kelebihan dari sistem sentralisasi antara lain :

1.  Memudahkan pengawasan
2. Layanan yang lebih baik
3. Adanya keseragaman
4. Menghemat ruang dan tempat penyimpanan

Beberapa kerugian atau kelemahan dari sistem sentralisasi antara lain :

1. Tidak semua departemen letaknya berdekatan dengan pusat pengarsipan, sehingga bisa terjadi penundaan untuk mendapatkan sebuah dokumen
2. Kebocoran kerahasian

• Desentralisasi. Kegiatan pengarsipan dilakukan dimasing-masing bagian. Beberapa manfaat atau kelebihan dari sistem desentralisasi antara lain :

1.  Hemat waktu karena letak dokumen dengan pemakai
2. Kerahasiaan dijaga dengan baik

Beberapa kerugian atau kelemahan dari sistem desentralisasi antara lain :

1.  Pengawasan relatif sulit karena dokumen menyebar dibeberapa bagian.
2. Jika ada dokumen yang mempunyai kaitan dengan 2 bagian maka akan sulit dalam hal pencatatan.
3.  Bagian pengarsipan tidak menjadi spesialis dalam bidangnya karena diproporsikan mengerjakan pengarsipan tidak besar karena harus mengerjakan pekerjaan lain yang beragam.
4. Terjadi duplikasi tempat dan ruangan untuk pengasrsipan

•  Kombinasi. Merupakan gabungan dari sentralisasi dan desentralisasi. Dalam praktiknya agar penanganan arsip lebih optimal banyak perusahaan mengkombinasikan antara sentralisasi dan desentralisasi.

Perlengkapan arsip

Syarat utama untuk kearsipan adalah tempat yang mencukupi kebutuhan, mudah operasinya, hemat energi, hemat tempat dan tahan lama.

Perlengkapan arsip meliputi box file, odner, ring binder, stop map, punch paper, stapler, paper clip, document keeper, snelhecter, dan lain sebagainya.

Prosedur pengarsipan

Prosedur kearsipan terdiri dari prosedur pencatatan, pengendalian dan prosedur penyimpanan.

Prosedur pencatatan dan pengendalian

Pencatatan dan pengendalian surat masuk atau keluar bisa dilakukan dengan menggunakan buku agenda, lembar disposisi dan kartu kendali.

1. Buku agenda

Adalah alat untuk mencatat surat masuk maupun surat keluar. Ada 3 format buku agenda yang pada umumnya digunakan yaitu buku agenda tunggal, buku agenda berpasangan, dan buku agenda kembar.

2. Lembar disposisi

Untuk pengendalian surat digunakan lembar disposisi. Lembar disposisi akan beredar bersama dengan surat tersebut.

3. Kartu kendali

Surat digolongkan menjadi 3 yaitu rahasia, biasa dan penting. Untuk surat kategori rahasia dan penting akan digunakan lembar pengantar, tetapi untuk kategori penting akan menggunakan kartu kendali.

Prosedur Penyimpanan

Setelah melalui prosedur pencatatan dan pengendalian selanjutnya surat atau dokumen masuk pada tahap berikutnya yaitu penyimpanan, setelah diperiksa terlebih dahulu memastikan bahwa surat sudah selesai diproses.

Langkah-langkah penyimpanan antara lain :

• Membuat indeks
• Dokumen diberi kode
• Menyortir
• Menyimpan atau menempatkan dilemari arsip dan diberi label

Sistem pengarsipan

Sistem penempatan di dalam lemari arsip dilakukan dengan beberapa cara antara lain :

• Sistem abjad
• Sistem nomor
• Sistem geografis
• Sistem subyek
• Sistem kronologis

Pemusnahan arsip

Metode pemusnahan arsip ada beberapa antara lain :

• Perajangan
• Pembakaran
• Pemusnahan kimiawi
• Pembuburan

Sebelum dilakukan pemusnahan harus dilakukan pengumuman terlebih dahulu dalam bentuk berita acara pemusnahan yang dilakukan biasanya 3 bulan sebelum acara pemusnahan.

LINGKUNGAN FISIK KANTOR

Lingkungan yang baik akan membuat para pekerja merasa nyaman. Jika pekerja atau karyawan merasa nyaman  dalam bekerja bisa dipastikan produktivitas akan meningkat. Hubungan antara lingkungan fisik dengan kenyamanan kerja sangat signifikan. Perasaan nyaman berpusat dihati setiap orang, misalnya seorang akan merasa nyaman dalam bekerja karena lingkungan kerjanya tertata rapi dan bersih, warna-warna cat dinding atau peralatan kantor serasi dan penerangan kantor yang memadai.

Warna

Pemilihan warna dalam ruang kerja perusahaan mempengaruhi kondisi kerja para karyawan. Selain warna mempunyai efek dari segi psikologis, pilihan warna juga akan mempunyai hubungan yang erat dengan sistem penataan penerangan dalam ruang kerja.

Jenis-jenis warna

•  Warna menyala. Warna menyala seperti merah atau kuning, kuning jika dominan akan menimbulkan ketegangan mata.
•   Warna kontras. Warna kontras adalah paduan antara kuning dan hitam, oranye dan hijau.
• Warna tua. Warna tua menimbulkan rasa tertekan dan terkesan cenderung kotor.
•   Warna pastel. Warna pastel bersifat cerah, ceria dan menimbulkan kesan bersih.

Penerangan

Penerangan dari ruang kerja merupakan faktor penting untuk meningkatkan produktivitas kerja para karyawan. Sistem penerangan kantor yang baik akan memberikan berbagai keuntungan bagi perusahaan antara lain :

• Produktivitas bertambah
• Kualitas pekerjaan lebih baik
• Mengurangi kelelahan dan kesalahan
• Memberi semangat

Mutu penerangan yang baik bukan asal ruangan menjadi terang benderang, namun juga dipengaruhi oleh persyaratan lain yaitu :

• Sinar yang cukup terang, jernih dan tidak menyilaukan
• Distribusi atau pemancaran cahaya merata, sehingga tidak ada kontras yang tajam

Sumber penerangan dibedakan menjadi 2 yaitu dari alam (matahari) dan buatan (listrik). Perusahaan pada umumnya menggunakan listrik sebagai sumber penerangan. Jenis alat penerangan dari listrik yang sering digunakan adalah lampu pijar, lampu neon atau lampu mercury.

Ada beberapa cara untuk menghindari sinar yang menyilaukan mata dalam sistem penerangan ruang kerja antara lain :

• Sumber cahaya jangan langsung kelihatan oleh mata
• Pantulan cahaya tidak berhimpit dengan garis penglihatan
• Jika diperlukan cahaya di-screen (disaring)
• Posisi tempat kerja tidak segaris dengan pantulan cahaya
• Tidak menggunakan perabot yang berkilau

Suara

Dalam perusahaan sering kali menggunakan alat-alat kerja yang sistem operasinya menimbulkan suara bising. Misalnya suara mesin pabrik, suara diesel, suara alat ketik dan lain sebagainya.

Pengaruh suara berisik (bising) terhadap fisik karyawan :

• Menaikkan tekanan darah
• Mempercepat denyut jantung
• Membuat cepat lelah
• Menjadikan emosional
• Menurunkan daya tahan tubuh

Pengaruh suara berisik (bising) terhadap prestasi karyawan :

• Melemahkan daya pikir
• Sulit konsentrasi
• Melemahkan daya hitung
• Mengurangi kecepatan kerja
• Memperlambat daya tangkap
• Bekerja lebih lamban dan banyak kesalahan

Beberapa metode untuk mengatasi atau menanggulangi suara bising dalam lingkungan kerja dikantor adalah :

•  Sumber suara dijauhkan dari ruang kantor.
• Menggunakan peredam suara
• Menggunakan penutup telinga

MUSIK

Penggunaan musik dikantor dimungkinkan namun tergantung dari kondisi kerja serta selera karyawan dalam kantor tersebut.
Secara umum musik dikelompokkan menjadi 2 yaitu yang lembut dan yang penuh semangat.
Ø  Untuk pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi, musik yang cocok adalah musik klasik.
Ø  Untuk pekerjaan yang lebih banyak menggunakan aktivitas fisik atau jenis pekerjaan yang monoton musik yang cocok adalah musik yang semangat.
UDARA

Udara yang baik atau bersih berpengaruh positif dalam meningkatkan produktivitas, kualitas kerja, kesehatan, serta semangat kerja. Selain itu udara yang bersih dan segar dalam lingkungan kerja akan menimbulkan kesan yang baik bagi tamu. Hal-hal yang menyebabkan menurunnya kualitas udara dalam lingkungan kerja adalah pencemaran atau polusi.

Berbagai cara untuk mendapatkan udara yang baik antara lain :

1. Jumlah orang yang tepat setiap ruangan
2. Ventilasi udara memadai
3. Menggunakan ruangan ber AC
4.   Mengatasi limbah dan atau asap pabrik
5. Membuat ruangan kerja bebas rokok
6. Menambah tanaman dalam ruangan

SUHU

Suhu atau temperatur ruang kerja merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi kondisi kenyamanan kerja karyawan perusahaan. Suhu pada ruang kerja mempunyai pengaruh yang tidak kecil dalam hubungannya dengan tingkat produktivitas perusahaan. Oleh karena itu dalam perencanaan lingkungan kerja, masalah suhu ruangan perlu direncanakan dengan baik.

Berbagai cara yang dapat ditempuh untuk mendapatkan suhu ruangan yang tepat adalah :

1.   Pemasangan AC
2. Ventilasi yang memadai
3. Pemasangan kipas angin

Tata Ruang Kantor

TUJUAN TATA RUANG KANTOR

Dalam menyusun ruangan untuk kerja perkantoran, ada beberapa tujuan yang perlu dicapai, baik secara fungsional yang berhubungan dengan pekerjaan langsung, maupun non fungsional seperti keindahan atau citra profesional. Secara rinci tujuan dari tata ruang antara lain :

1. Memperlancar pekerjaan kantor sehingga menjadi lebih efektif
2. Menggunakan seluruh ruangan yang ada dengan optimal
3. Menciptakan kondisi kerja yang baik
4. Memudahkan pengawasan terhadap pekerjaan kantor
5. Membangun kesan yang baik bagi pelanggan
6. Memberikan fleksibilitas yang tinggi
7. Menjaga keseimbangan antara alat dan karyawan

PRINSIP-PRINSIP TATA RUANG KANTOR

Agar tujuan tercapai maka penataan tata ruang kantor harus memperhatikan prinsip-prinsip berikut :

1. harus mengalir secara terus menerus
2. Fungsi yang sama atau berhubungan diletakkan berdekatan
3. Pengaturan perkakas membuat pengawasan lebih mudah
4. Tidak permanen agar fleksibel
5. Ada ruang yang cukup untuk bergerak atau berjalan
6. Pekerjaan yang menimbulkan suara gaduh misalnya bagian produksi dijauhkan dari lainnya
7. Ruang pimpinan dipilih yang tenang karena lebih banyak membutuhkan konsentrasi dalam bekerja
8. Pengaturan tata letak membuat jarak tempuh lebih pendek sehingga menghemat tenaga

PERENCANAAN TATA RUANG KANTOR

Komponen perencanaan tata ruang kantor meliputi :

1. Pekerjaan yang harus dilaksanakan
2. Proses yang digunakan
3. Peralatan dan mesin-mesin yang dipakai
4. Ruangan yang tersedia
5. Penerangan yang tersedia
6. Karyawan yang melaksanakan

PERENCANAAN GEDUNG DAN PENEMPATAN KANTOR

Penempatan ruang perkantoran dibedakan menjadi 3 macam :

1. Tata ruang yang terpisah-pisah misalnya terdiri dari atas kamar-kamar
   2.    Tata ruang yang terbuka misalnya ruang kerja luas dan beberapa seksi atau bagian bekerja bersama dalam satu ruangan
   3.    Office landscaping adalah kantor terbuka dengan pengaturan yang membuat lingkungan kantor lebih modern dan nyaman

FAKTOR-FAKTOR YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM PENEMPATAN KANTOR

• Bagian yang bekerja sama diletakkan berdekatan
• Bagian yang menggunakan mesin berat diletakkan dilantai bawah
• Bagian yang penting diletakkan dekat pimpinan
• Bagian yang melayani masyarakat diletakkan dibagian depan
• Disediakan ruang untuk arsip dan gudang

Mesin-mesin dan Perkakas Kantor

Penggunaan perkakas dan mesin-mesin kantor merupakan salah satu aspek yang menarik perhatian untuk fasilitas pekerjaan kantor modern. Pemilihan fasilitas atau peralatan yang tepat akan memberikan bantuan yang sangat besar terhadap efisiensi kantor.

OTOMATISASI KANTOR

Otomatisasi kantor akan membawa dampak yang besar terhadap kemajuan manajemen perkantoran. Namun, demikian selain mempunyai pengaruh positif otomatisasi kantor juga mempunyai dampak negatif terhadap manajemen perkantoran.

Pengaruh positif dari otomatisasi kantor adalah :

1. Dengan perlengkapan kantor modern akan membantu mengerjakan pekerjaan kantor lebih cepat, lebih baik dan lebih akurat.
2. Peralatan kantor modern akan memberikan kesan lebih positif terhadap image perusahaan
3. Peralatan kantor modern menjadikan bekerja lebih semangat dan tidak membosankan
4. Memperkaya dimensi pekerjaan itu dan menjadikan lebih kreatif

Otomatisasi kantor juga dapat menimbulkan persoalan dalam manajemen perkantoran antara lain :

• Menurunkan semangat kerja di antara karyawan yang merasa terancam pekerjaannya.
• Banyak orang yang tidak menyukai perubahan
• Para staf ahli seringkali mempunyai pendidikan lebih tinggi dari manajer kantor

MESIN-MESIN KANTOR

Dalam perencanaan manajemen perkantoran yang efektif, khususnya dalam perencanaan mesin-mesin kantor, perlu mengetahui mesin-mesin apakah yang tersedia dan apa yang dapat dilakukan dengan mesin-mesin tersebut.

Dalam memilih mesin kantor perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

1. Mesin harus benar-benar diperlukan
2. Jenis mesin hendaknya praktis
3. Mesin harus mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan
4. Mesin dapat mempercepat penyelesaian pekerjaan
5. Mutu mesin harus baik
6. Dapat mengurangi kesulitan pekerjaan
7.   Dapat dipergunakan untuk bermacam-macam pekerjaan
8.   Pemeliharaannya mudah
9.   Dapat disesuaikan dengan mutu pegawai
10.   Cocok dengan pekerjaan yang dilakukan
11.  Perlu pertimbangan tentang tata ruang kantor

 

PERKAKAS KANTOR

Perkakas kantor meliputi meja tulis, kursi, rak, lemari, serta perabot lainnya. Dalam perkakas kantor yang mendapatkan perhatian paling besar adalah meja kursi kantor. Persyaratan meja kursi kantor adalah :

1. Mulai permukaan sampai lantai tidak tertutup
2. Permukaan meja tidak mengkilat
3. Luas meja tidak berlebihan
4. Tinggi rendah kursi dapat diatur
5.   Kursi cukup kuat dan aman

Faktor-faktor yang harus diperhatikan untuk membeli perkakas kantor adalah :

1. Harus menghemat ruang lantai
2. Tinggi meja kursi harus sepadan
3. Tidak begitu berat agar mudah dipindahkan
4. Harus ada ruangan yang cukup dibagian bawah agar mudah dibersihkan
5. Fungsinya harus berhubungan dengan pekerjaan yang dilakukan
6. Keawetan bahan
7. Risiko kebakaran

ERGONOMIS

Perkakas kantor merupakan alat kerja yang berhubungan langsung dengan karyawan. Oleh karena itu dalam pemilihan alat kerja, perusahaan harus memperhatikan kondisi karyawan sebagai pengguna perkakas tersebut.

Saat ini banyak sekali penyedia peralatan kantor yang mendesain peralatan kerja yang bersifat ergonomis dengan memperhatikan kenyamanan, keselarasan dan kesehatan. Ergonomis adalah ilmu yang mempelajari keseimbangan antara peralatan dengan anatomi tubuh karyawan.

Hubungan Karyawan dengan Lingkungan Kantor

MEMBANGUN MOTIVASI KARYAWAN

Rahasia suasana kerja yang kondusif adalah komunikasi yang efektif. Rahasia komunikasi yang efektif adalah kepemimpinan yang efektif. Rahasia pemimpin yang efektif adalah bukan seorang pemimpin yang mampu menunjukkan potensi dirinya tetapi seorang pemimpin yang bisa membuat seluruh karyawan mampu menunjukkan potensinya.

Seorang pemimpin harus mempunyai kemampuan untuk perencanaan, mengorganisasikan seluruh sumber daya perusahaan, menggali seluruh kakuatan dan menggerakannya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efesien. Pada prinsipnya karyawan yang bahagia dan mempunyai motivasi kerja tinggi adalah karyawan yang merasa puas. Karyawan yang puas adalah karyawan yang terpenuhi kebutuhannya.

SUPERVISI PERKANTORAN

Penyedia atau supervisor adalah seorang yang menaksirkan kebijakan dan prosedur, serta mengawasi tugas-tugas kelompok agar mencapai hasil optimal.

Tugas supervisor

• Memimpin aktivitas dalam kelompok
• Mengembangkan bawahan
•  Mendelegasikan tugas pada orang lain

Tanggung jawab supervisor

Pada prinsipnya supervisor adalah seseorang yang mempunyai posisi sentral, artinya secara vertikal bekerjasama dengan atasan dan juga bawahan, secara horisontal harus bekerja sama atau melakukan koordinasi dengan bagian-bagian lain yang selevel. Pekerjaan supervisor sangatlah kompleks. Banyak sekali masalah-masalah yang dihadapi dalam menjalankan tugasnya.

Mengingat beritu kompleksnya tugas dan masalah yang dihadapi supervisor oleh karena itu kualifikasi menjadi supervisor harus memenuhi persyaratan yang dibutuhkan antara technical skill dan personal skill.

Technical skill (keterampilan teknis)

Adalah keterampilan yang berhubungan dengan bidang pekerjaannya. Untuk bidang perkantoran misalnya :

1. Kemampuan membuat perencanaan kerja kantor
2. Pengelolaan administrasi
3. Merancang metode dan prosedur kerja
4. Menetapkan standar kerja
5. Evaluasi kerja
6. Pengadaan dan pengalokasian peralatan kantor
7. Merancang dan mengelola formulir dan dokumen-dokumen perkantoran
8. Kemampuan manajerial
9. Kemampuan mengembangkan metode efektif
10. Kemampuan merencanakan dan melaksanakan ide
11. Kemampuan mengelola bawahan

Personal skill (keterampilan personal)

Adalah kemampuan dalam hal pengelolaan diri dan orang lain atau kepribadian. Keterampilan personal dikelompokkan menjadi 2 yaitu :

1. Keterampilan interpersonal yaitu kemampuan mengelola diri sendiri
2. Kemampuan intrapersonal yaitu kemampuan dalam berinteraksi dengan orang lain

SUPERVISI EFEKTIF

Ada 6 cara sederhana untuk menjadi supervisi efektif :

1. Membangun moral dan sikap mental karyawan adalah dasar utama membangun motivasi karyawan.
2. Mempersiapkan menghadapi perubahan

• perubahan visual
• Perubahan pola pikir
• Perubahan sikap mental

3. Membangun kualitas diri.

• Analisis kejadian
• Cari kualitas diri dari kejadian positif

4. Peneguhan yaitu dengan pemberian penghargaan atau reward
5. Buat tantangan
6. Fokus pada tujuan

• Buatlah skala prioritas dari masing-masing sasran yang akan dicapai.
• Terapkan manajemen waktu dengan menbuat time, scheduleatau jadwal waktu kegiatan.

Pengembangan Karyawan Kantor

PROGRAM PENGEMBANGAN KARYAWAN

Tujuan program pengembangan karyawan yang biasanya dilakukan dalam bentuk pelatihan, secara umum dikelompokkan menjadi 3 yaitu :

1. Mengembangkan keahlian
2. Mengembangkan pengetahuan
3. Mengembangkan sikap

Cara pengembangan karyawan yang efektif adalah dengan cara mengadakan pelatihan secara terus-menerus dan terprogram. Beberapa tahapan dalam melakukan pelatihan karyawan yaitu :

1. Analisis kebutuhan pelatihan
2. Mengetahui tujuan pelatihan
3. Mencari pelatih atau trainer yang dibutuhkan
4. Menetapkan tempat dan waktu pelatihan

ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN

Agar pelatihan berhasil, maka sebelum melakukan pelatihan harus diketahui dahulu kebutuhan pelatihan. Masalah apa yang akan diselesaikan dengan pelatihan tersebut, sehingga bisa memilih bentuk pelatihan yang tepat. Beberapa masalah yang membutuhkan pelatihan dalam penyelesaiannya antara lain :

1. Motivasi kerja
2. Masalah produktivitas kerja
3. Kesalahpahaman
4. Budaya kerja yang buruk
5. Etos kerja
6. Keterampilan kerja
7. Kepemimpin yang tidak efektif
8. Perubahan metode atau prosedur kerja dan lain-lain

TUJUAN PELATIHAN

Pelatihan dibutuhkan dengan berbagai tujuan dan alasan antara lain :

1.  Ada pegawai baru. Perlu memberikan pelatihan kerja setelah perekrutan karyawan baru sebagai orientasi kerja.
2. Pegawai lama yang mendapatkan tugas baru
3. Pergantian alat kerja
4. Perubahan prosedur atau metode kerja
5. Penyegaran atau refreshing

Manfaat dari pelatihan secara umum akan menambah semangat kerja, meningkatkan produktivitas, mengurangi kecelakaan kerja, meningkatkan efisiensi pekerjaan yang berarti juga efisiensi perusahaan.

 

JENIS-JENIS PELATIHAN

Ada beberapa jenis pelatihan yaitu :

1. Pelatihan induksi yaitu pelatihan yang bertujuan untuk membantu pegawai menyelesaikan pekerjaannya yang baru
2. Pelatihan pekerjaan yaitu pelatihan tentang instruksi-instruksi khusus untuk tugas pekerjaan tertentu
3. Pelatihan pengawas yaitu pelatihan untuk para pengawas bagaimana caranya memeriksa dan mengawasi
4. Pelatihan manajemen yaitu suatu pelatihan yang bertujuan untuk meningkatkan kemampuan karyawan dalam manajerial

Kesimpulan

Dalam upaya meningkatkan keunggulan bersaing, banyak  perusahaan memusatkan perhatian pada strategi eksternal, dari meningkatkan promosi hingga terobosan-terobosan pemasaran lain nya dilakukan untuk mendongkrak penjualan. Tentu saja dengan biaya yang tidak kecil.

Strategi internal, seperti membenahi administrasi kantor dalam perusahaan jarang sekali menjadi pilihan. Padahal justru dengan membenahi manajemen perkantoran akan memberikan hasil yang lebih signifikan, tentunya dengan biaya yang jauh lebih murah. Pengendalian perusahaan dengan manajemen perkantoran yang profesional akan memberikan efisiensi yang besar dalam operasional perusahaan.

Pernyataan di atas bukan berarti strategi eksternal tidak perlu, tetapi strategi internal bisa menjadi jurus-jurus jitu dalam upaya meningkatkan keunggulan perusahaan dalam persaingan bisnis yang kian ketat saat ini.

Pengendalian manajemen berfokus pada pusat pertanggungjawaban, karena pusat pertanggungjawaban merupakan alat untuk melaksanakan strategi dan program-program yang telah diseleksi melalui proses perencanaan strategi. Pusat-pusat pertanggungjawaban organisasi mempunyai peran yang sangat penting dalam melakukan perencanaan dan pengendalian anggaran. Melalui pusat pertanggungjawaban tersebut anggaran dibuat, dan jika telah disahkan anggaran dikomunikasikan kepada manajer level menengah dan bawahan untuk dilaksanakan.
Idealnya, struktur pusat pertanggungjawaban sebagai alat pengendalian anggaran sejalan dengan program atau struktur aktivitas organisasi. Dengan perkataan lain, tiap-tiap pusat pertanggungjawaban bertugas untuk melaksanakan program atau aktivitas tertentu, dan penggabungan program-program dari tiap-tiap pusat pertanggungjawaban tersebut seharusnya mendukung program pusat pertanggungjawaban pada level yang lebih tinggi, sehingga pada akhirnya tujuan umum organisasi dapat tercapai.
Setiap jenis pusat pertanggungjawaban membutuhkan data mengenai belanja (pengeluaran) yang telah dilakukan dan output yang dihasilkan selama masa anggaran. Laporan kinerja disiapkan dan dikirimkan ke semua level manajemen untuk dievaluasi kinerjanya, yaitu dibandingkan antara hasil yang telah dicapai dengan anggaran. Jika sistem pengendaliananggaran berjalan dengan baik, maka informasi yang dikirimkan kepada manajer harus relevan dan tepat waktu. Informasi yang relevan merupakan informasi yang terbaru (up to date) dan akurat. Informasi yang relevan adalah informasi yang dapat membedakan dengan jelasantara biaya yang dapat dikendalikan secara langsung (controlleble) dengan biaya-biaya yang tidak dapat dikendalikan (uncontrollable) oleh manajer pusat pertanggungjawaban.

 

 

 

 

SUMBER

MANAJEMEN PERKANTORAN EFEKTIFE, MC Maryati, Edisi Pertama : cetakan pertama, Januari 2008

PENGARUH KARIR INDIVIDU DAN PROGRAM PENGEMBANGAN KARIR TERHADAP KOMITMEN ORGANISASIONAL DOSEN FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DENGAN KEPUASAN KERJA SEBAGAI VARIABEL MEDIATING (Magfirah, 2014)

 

PENGARUH BUDAYA ORGANISASI, PENGEMBANGAN KARIR DAN KEPUASAN KERJA TERHADAP KINERJA KARYAWAN SERTA DAMPAKNYA PADA KINERJA BANK BRI CABANG BIREUEN (Muliana, 2015)

 

PENGARUH BUDAYA ORGANISASI DAN GAYA KEPEMIMPINAN TRANSFORMASIONAL TERHADAP KINERJA KARYAWAN PT. PLN (PERSERO) WILAYAH I NAD DENGAN KOMITMEN ORGANISASIONAL SEBAGAI VARIABEL MEDIASI (Eva Andriani, 2014)

 

PENGARUH KECERDASAN EMOSIONAL, KEPUASAN KERJA DAN KOMITMEN ORGANISASIONAL TERHADAP ORGANIZATIONAL CITIZENSHIP BEHAVIOR SERTA DAMPAKNYA PADA KINERJA KARYAWAN (STUDI KASUS DI PT TELKOMSEL BRANCH BANDA ACEH) (Rommy Rinaldi, 2014)

 

PENGARUH IKLIM KERJA DAN PENGEMBANGAN KARIR TERHADAP KEPUASAN KERJA DAMPAKNYA PADA KOMITMEN KARIR.RN(STUDI PADA KARYAWAN UNIT KANTOR INDUK PT. PLN (PERSERO) WILAYAH ACEH) (Teuku Faizil, 2014)

Joshua Marcilio- 62130334

ARBITRASE DAN ALTERNATIF PENYELESAIAN SENGKETA DALAM ASPEK HUKUM INDONESIA

Pertumbuhan ekonomi yang pesat dan kompleks melahirkan berbagai macam bentuk kerjasama bisnis, yang meningkat dari hari ke hari. Semakin meningkatnya kerjasama bisnis, menyebabkan semakin tinggi pula tingkat sengketa diantara para pihak yang terlibat didalamnya.

Sebab-sebab terjadinya sengketa diantaranya :

1. Wanprestasi.

2. Perbuatan melawan hukum

3. Kerugian salah satu pihak

4. Ada pihak yang tidak puas atas tanggapan yang menyebabkan kerugian. Dilihat dari prosesnya, penyelesaian sengketa dapat berupa :

1. Litigasi

2. Non Litigasi

Litigasi merupakan mekanisme penyelesaian sengketa melalui jalur pengadilan, sedangkan non litigasi merupakan mekanisme penyelesaian sengketa diluar pengadilan. Adapun sisi positif menyelesaikan sengketa di jalur pengadilan adalah :

1. Hukum yang berlaku adalah sistem hukum Indonesia

2. Berlangsung di wilayah Republik Indonesia

Sedangkan sisi negatifnya adalah :

1. Partner asing belum memberikan kepercayaan kepada efektivitas hukum di Indonesia

2. Proses peradilan memakan waktu yang lama. Karena terbukanya kesempatan untuk mengajukan upaya hukum atas putusan hakim, melalui banding, kasasi dan peninjauan kembali.

3. Proses dilakukan terbuka untuk umum

LEMBAGA PENYELESAIAN SENGKETA BISNIS DI INDONESIA

1. Pengadilan Umum

2. Pengadilan Niaga

3. Arbitrase

4. Penyelesaian Sengketa Alternatif, melalui mekanisme :

a. Negosiasi

b. Mediasi

c. Konsiliasi

d. Konsultasi

e. Penilaian Ahli

PENGADILAN UMUM

Pengadilan Negeri berwenang memeriksa sengketa bisnis, mempunyai karakteristik :

1. Prosesnya sangat formal

2. Keputusan dibuat oleh pihak ketiga yang ditunjuk oleh negara (hakim)

3. Para pihak tidak terlibat dalam pembuatan keputusan

4. Sifat keputusan memaksa dan mengikat (Coercive and binding)

5. Orientasi ke pada fakta hukum (mencari pihak yang bersalah)

6. Persidangan bersifat terbuka

PENGADILAN NIAGA

Pengadilan Niaga adalah pengadilan khusus yang berada di lingkungan pengadilan umum yang mempunyai kompetensi untuk memeriksa dan memutuskan Permohonan Pernyataan Pailit dan Penundaan Kewajiban Pembayaran Utang (PKPU) dan sengketa HAKI. Pengadilan Niaga mempunyai karakteristik sebagai berikut :

1. Prosesnya sangat formal

2. Keputusan dibuat oleh pihak ketiga yang ditunjuk oleh negara (hakim)

3. Para pihak tidak terlibat dalam pembuatan keputusan

4. Sifat keputusan memaksa dan mengikat (coercive and binding)

5. Orientasi pada fakta hukum (mencari pihak yang salah)

6. Proses persidangan bersifat terbuka

7. Waktu singkat.

ARBITRASE

Pengertian

Menurut Undang-undang Nomor 30 Tahun 1999 Tentang Arbitrase dan Alternatif Penyelesaian Sengketa, Pasal 1 ayat (1 ” arbitrase adalah cara penyelesaian sengketa perdata diluar peradilan umum yang didasarkan pada perjanjian arbitrase yang dibuat secara tertulis oleh para pihak yang bersengketa.”

Objek Arbitrase

Sengketa yang dapat diselesaikan melalui arbitrase hanya sengketa di bidang perdagangan dan yang menurut hukum dan peraturan perundang-undangan dikuasai sepenuhnya oleh pihak yang bersengketa. Adapun sengketa yang tidak dapat diselesaikan melalui arbitrase adalah yang menurut peraturan perundang-undangan tidak dapat diadakan perdamaian.

Di dalam Pasal 4 UU No. 30/1999 disebutkan bahwa Pengadilan Negeri tidak berwenang menyelesaikan sengketa para pihak yang telah terikat dalam perjanjian arbitrase dan putusan arbitrase adalah final (final and binding), artinya tidak dapat dilakukan banding, peninjauan kembali atau kasasi, serta putusannya berkekuatan hukum tetap bagi para pihak.

Hal-hal Prinsip dalam Arbitrase

1. Penyelesaian sengketa dilakukan diluar peradilan

2. Keinginan untuk menyelesaikan sengketa diluar peradilan harus berdasarkan atas kesepakatan tertulis yang dibuat oleh pihak yang bersengketa.

3. Sengketa yang dapat diselesaikan melalui arbitrase hanyalah sengketa dalam bidang perdagangan dan mengenai hak yang menurut hukum dan peraturan perundang-undangan dikuasai sepenuhnya oleh pihak yang bersangkutan.

4. Para pihak menunjuk arbiter/wasit di luar pejabat peradilan seperti hakim, jaksa, panitera tidak dapat diangkat sebagai arbiter.

5. Pemeriksaan sengketa dilaksanakan secara tertutup. Pihak yang bersengketa mempunyai hak yang sama dalam mengemukakan pendapat masing-masing.

6. Penyelesaian sengketa melalui arbitrase dapat dilakukan menggunakan lembaga arbitrase nasional atau internasional.

7. Arbiter/majelis arbiter mengambil putusan berdasarkan ketentuan hukum atau berdasarkan keadilan dan kepatutan.

8. Putusan diucapkan dalam waktu paling lama 30 hari sejak pemeriksaan ditutup Putusan arbitrase bersifat final and binding artinya final dan mempunyai kekuatan hukum tetap serta mengikat.

9. Putusan arbitrase diserahkan dan didaftarkan oleh arbiter kepada panitera pengadilan Negeri, dan dalam hal para pihak tidak melaksanakan putusan arbitrase secara sukarela, maka putusan dilaksanakan berdasarkan perintah Ketua PN, atas permohonan salah satu pihak yang bersengketa. Yang berwenang menangani masalah pengakuan dan pelaksanaan Putusan Arbitrase Internasional adalah Pengadilan Negeri Jakarta Pusat.

Klausula Arbitrase

Dalam Pasal 1 angka 3 UU nomor 30/1999 ditegaskan bahwa “Perjanjian arbitrase adalah suatu kesepakatan berupa klausula arbitrase yang tercantum dalam suatu perjanjian tertulis yang dibuat para pihak sebelum timbul sengketa atau suatu perjanjian sutau perjanjian arbitrase tersendiri yang dibuat para pihak setelah timbul sengketa.

Jenis Arbitrase

1. Arbitrase Ad Hoc (Arbitrase Volunteer)

Arbitrase yang dibentuk secara khusus untuk menyelesaikan atau memutus perselisihan tertentu.

2. Arbitrase Institusional

Merupakan lembaga atau badan arbitrase yang bersifat permanen, contohnya di Indonesia yaitu BANI (Badan Arbitrase Nasional Indonesia) sedangkan lembaga arbitrase internasional misalnya The International Center of Settlement of investment Disputes (ICSID).

ALTERNATIF PENYELESAIAN SENGKETA (Alternative Dispute Resolution)

Dalam Pasal 1 angka 10 UU Nomor 30/1999 dirumuskan bahwa “alternatif penyelesaian sengketa adalah lembaga penyelesaian sengketa atau beda pendapat melalui prosedur yang disepakati para pihak, yaitu penyelesaian diluar pengadilan dengan cara konsultasi, negosiasi, mediasi, konsiliasi atau penilaian ahli.

Negosiasi

UU nomor 30/1999 tidak memberikan definisi mengenai negosiasi. Pada prinsipnya pengertian negosiasi adalah suatu proses dalam mana dua pihak yang saling bertentangan mencapai suatu kesepakatan umum melalui kompromi dan saling memberikan kelonggaran. Melalui Negosiasi para pihak yang bersengketa dapat melakukan suatu proses penjajakan kembali akan hak dan kewajiban para pihak dengan/melalui suatu situasi yang saling menguntungkan (win-win solution) dengan memberikan atau melepaskan kelonggaran atas hak-hak tertentu berdasarkan asas timbal balik.

Didalam mekanisme negosiasi penyelesaian sengketa harus dilakukan dalam bentuk pertemuan langsung oleh dan diantara para pihak yang bersengketa tanpa melibatkan orang ketiga sebagai penengah, untuk menyelesaikan sengketa.

Persetujuan atau kesepakatan yang telah dicapai tersebut dituangkan secara tertulis untuk ditandatangani oleh para pihak dan dilaksanakan sebagaimana mestinya. Kesepakatan tertulis tersebut bersifat final dan mengikat para pihak dan wajib didaftarkan di pengadilan negeri dalam jangka waktu 30 hari terhitung sejak tanggal dicapainya kesepakatan.

Mediasi

UU nomor 30/1999 tidak memberikan definisi mengenai mediasi. Menurut Black’s Law Dictionary mediasi diartikan sebagai proses penyelesaian sengketa secara pribadi, informal dimana seorang pihak yang netral yaitu mediator, membantu para pihak yang bersengketa untuk mencapai kesepakatan. Mediator tidak mempunyai kesewenangan untuk menetapkan keputusan bagi para pihak. Mediator bersifat netral dan tidak memihak yang tugasnya membantu para pihak yang bersengketa untuk mengindentifikasikan isu-isu yang dipersengketakan mencapai kesepakatan. Dalam fungsinya mediator tidak mempunyai kewenangan untuk membuat keputusan.

Konsiliasi

UU nomor 30/1999 tidak memberikan definisi mengenai konsiliasi. Menurut John Wade dari bond University Dispute Resolution Center, Australia “konsiliasi adalah suatu proses dalam mana para pihak dalam suatu konflik, dengan bantuan seorang pihak ketiga netral (konsiliator), mengindentifikasikan masalah, menciptakan pilihan-pilihan, mempertimbangkan pilihan penyelesaian).”

Konsiliator dapat menyarankan syarat-syarat penyelesaian dan mendorong para pihak untuk mencapai kesepakatan. Berbeda dengan negosiasi dan mediasi, dalam proses konsiliasi konsiliator mempunyai peran luas. Ia dapat memberikan saran berkaitan dengan materi sengketa, maupun terhadap hasil perundingan. Dalam menjalankan peran ini konsiliator dituntut untuk berperan aktif.

Penilaian Ahli

UU nomor 30/1999 tidak memberikan definisi mengenai penilaian ahli, menurut Hillary Astor dalam bukunya Dispute Resolution in Australia “penilaian ahli adalah suatu proses yanh menghasilkan suatu pendapat objektif, independen dan tidak memihak atas fakta-fakta atau isu-isu yang dipersengketakan oleh seorang ahli yang ditunjuk oleh para pihak yang bersengketa.”

Di dalam melakkukan proses ini dibutuhkan persetujuan dari para pihak untuk memberikan dan mempresentasikan fakta dan pendapat dari para pihak kepada ahli. Ahli tersebut kemudian akan melakukan penyelidikan dan pencarian fakta guna mendapatkan informasi lebih lanjut dari para pihak dan akan membuat keputusan sebagai ahli bukan arbiter.

REZAL ANTONIUS – 63130377

Komunikasi Non-Verbal dalam Budaya yang Berbeda

Komunikasi nonverbal dapat dibagi menjadi beberapa kategori. Menurut panduan Provider untuk Kualitas dan Budaya FreeDigitalImages ini, thumbs up oleh Stefano Valle kategori adalah: ekspresi wajah, gerakan kepala, tangan dan lengan gerakan, ruang fisik, menyentuh, kontak mata, dan postur fisik. Berikut adalah beberapa contoh yang patut dicatat dalam masing-masing kategori:

 

1. Ekspresi Wajah

Senyum adalah salah satu contoh yang paling umum dari ekspresi wajah dalam budaya yang berbeda. Sementara Amerika tersenyum bebas pada orang asing, di Rusia ini dianggap aneh dan bahkan tidak sopan. Dalam budaya Asia senyum tidak selalu merupakan ekspresi sukacita dan keramahan tetapi dapat digunakan untuk menyampaikan rasa sakit dan malu. Bagi banyak Skandinavia senyum atau ekspresi wajah yang digunakan untuk menyampaikan emosi adalah untypical karena dianggap kelemahan untuk menunjukkan emosi.

 

2. Gerakan Kepala

Dalam banyak budaya di Timur Tengah dan Bulgaria , gerakan kepala untuk ” Ya ” hanya kebalikan dari gerakan kepala untuk ” Ya ” di hampir semua budaya lainnya. Anda bisa membayangkan bagaimana membingungkan itu bisa melihat bahwa seseorang adalah semua tersenyum tetapi gerakan kepala nya berarti ” Tidak” untuk Anda. Dalam kasus tersebut mengatakan ” Ya ” atau ” Tidak” dengan kata-kata yang cukup untuk menghindari kebingungan.

 

3. Gerakan Tangan Dan Lengan

Tangan dan lengan gerakan sebagai bentuk komunikasi nonverbal juga bervariasi antara budaya. Sementara dalam beberapa kasus gerakan tertentu berarti apa-apa untuk wakil dari budaya lain, dalam kasus lain – misalnya ” thumbs up” isyarat atau ” OK tanda ” – memiliki arti vulgar di Iran dan Amerika Latin, masing-masing. Namun di negara-negara lain ” OK ” tanda berarti hanya ” nol “, yang tidak menyinggung.

 

4. Ruang Fisik

Jarak fisik diterima adalah perbedaan utama lain dalam komunikasi nonverbal antara budaya. Di Amerika Latin dan Timur Tengah jarak diterima jauh lebih pendek daripada apa yang kebanyakan orang Eropa dan Amerika merasa nyaman. Inilah sebabnya mengapa seorang Amerika atau Eropa mungkin bertanya-tanya mengapa orang lain menyerang ruang pribadinya dengan berdiri begitu dekat, sementara orang lain mungkin bertanya-tanya mengapa Amerika / Eropa berdiri begitu jauh dari dia (yang mereka mencoba untuk lari atau apa?).

 

5. Sentuhan

Jabat tangan biasanya diterima hampir di mana-mana, bahkan antara orang asing. Namun mencium pipi, menepuk bahu, mencakup, atau menyentuh bagian tubuh lainnya tidak – bagi banyak orang di Asia dan bagian lain dari dunia tindakan tersebut ditafsirkan sebagai suatu pelanggaran atau bahkan pelanggaran ruang pribadi seseorang. Inilah sebabnya mengapa anda harus menghindari menyentuh.

 

6. Kontak Mata

Kontak mata adalah salah satu bentuk komunikasi nonverbal di mana perbedaan yang paling mencolok. Di Amerika dan Amerika Latin tidak mencari orang lain di mata adalah tanda hormat dan bahkan mungkin terlihat mencurigakan (” dia tidak berani menatap mata, sehingga dia menyembunyikan sesuatu “). Dalam budaya lain, yaitu budaya Asia, kontak mata berkepanjangan terutama ofensif, sehingga Anda harus menghindari di semua biaya.

 

7. Postur Fisik

Postur fisik juga cukup dari perbedaan antara budaya. Contoh yang paling umum adalah kebiasaan banyak eksekutif Amerika untuk beristirahat dengan kaki mereka di meja mereka, yang di Asia, Timur Tengah, dan Eropa dianggap sangat ofensif.

 

Seperti yang Anda lihat, perbedaan dalam komunikasi nonverbal antara budaya yang cukup mencolok. Ini berarti bahwa ketika Anda perlu berkomunikasi dengan orang-orang dari budaya yang berbeda, masuk akal untuk belajar terlebih dahulu tentang komunikasi nonverbal mereka. Hal ini dapat menghemat banyak malu dan kesalahpahaman. Tentu saja, stereotip budaya hanya stereotip, dan Anda tidak bisa mengatakan bahwa setiap individu dari budaya yang berbeda menunjukkan bentuk yang sama dari komunikasi nonverbal. Namun, bahkan individu dengan banyak pengalaman internasional terus membawa beberapa atau banyak tanda-tanda budaya asal mereka.

Wyan Olivia van der Meer Mohr – 63130236

Menyeleksi Karyawan secara Internasional

Keefektifan setiap organisasi sangat tergantung pada seberapa baik sumber daya manusianya dimanfaatkan. Kegunaan efektif mereka tergantung pada berbagai kebijakan dan praktik manajemen. Manajemen SDM perusahaan adalah tanggung jawab bersama. Pengawasan sehari-hari terhadap orang-orang yang sedang bekerja adalah tugas manajer operasi, yang harus menyatupadukan sumber-sumber daya manusia, keuangan dan fisik ke dalam sistem produksi yang efisien. Bagaimanapun perumusan kebijaksanaan dan prosedur untuk :

 

• Estimasi kebutuhan tenaga kerja
• Rekrutmen dan seleksi,
• Pelatihan dan pengembangan,
• Motivasi
• Kompensasi
• Disiplin

 

• Pemberhentian pekerja biasanya merupakan tanggung jawab para manajer personalia yang bekerja di dalam perusahaan dengan para eksektutif dari pemasaran, produksi, dan keuangan serta para ahli hukum perusahaan.

 

Sumber-sumber Manajer

• Mendapatkan orang-orang yang tepat untuk mengatur sebuah organisasi dapat menjadi sulit dalam setiap keadaan, tetapi lebih sulit lagi mencari manajer-manajer yang baik untuk operasi di luar negeri. Posisi seperti itu membutuhkan keahlian yang lebih banyak dan bervariasi daripada pekerjaan-pekerjaan eksekutif domestik yang murni. Orang yang tepat itu haruslah bikultural, dengan pengetahuan praktik-praktik bisnis di negara asal (home country) ditambah pemahaman praktik bisnis dan kebiasaan (adat istiadat) di negara tuan rumah. Dan untuk benar-benar memahami kebiasaan suatu kebudayaan, kebudayaan apa saja, adalah penting untuk berbicara dalam bahasa orang-orang di negara tersebut.

 

• Sumber-sumber manajer adalah dari 3 (tiga) sumber sebagai berikut:

• Warga Negara dari Negara Asal (Home-Country Nationals) disebut juga ekspatriat adalah seorang karyawan, yang bekerja dalam sebuah operasi, yang bukan merupakan warga yang berasal dari negara di mana operasi tersebut ditempatkan, tetapi karyawan tersebut merupakan seorang warga negara yang berasal dari negara di mana kantor pusat organisasi bertempat. Contoh perusahaan milik Jepang yang memiliki operasi di Amerika Serikat mengalihkan manajer asal Jepang di seluruh AS guna memperluas pengetahuan akan kebiasan bisnis AS di perusahaan Jepang

• Warga Negara dari Negara tuan rumah (Host-Country Nationals) adalah seorang karyawan yang bekerja untuk sebuah perusahaan dalam sebuah operasi yang merupakan seorang warga dari negara di mana operasi tersebut ditempatkan, tetapi kantor pusat berada di negara lain. Contoh perusahaan milik Jepang yang memiliki operasi di Amerika Serikat juga merekut seorang manajer dari AS.

• Warga Negara dari Negara ketiga (Third-country Nationals) adalah seorang warga dari suatu negara, yang bekerja di negara kedua, dan dipekerjakan oleh sebuah organisasi yang berkantor pusat di negara ketiga. Contoh seorang warga AS yang bekerja untuk sebuah perusahaan minyak Inggris sebagai seorang manajer di Norwegia merupakan seorang warga negara dari negara ketiga.

 

• Inpatriates adalah orang dari negara tuan rumah atau dari negara ketiga yang ditugaskan untuk bekerja di negara asal.

• Offshoring/Subkontrak dan Outsourcing. Offshoring adalah proses di mana perusahaan memindahkan sebagian proses usahanya ke luar negeri, tetapi tetap memegang kendalinya. Outsourcing adalah upaya mendapatkan sumber daya dari pemasok luar untuk jasa dan produk yang umumnya merupakan bagian dari suatu organisasi.

 

Selection Criteria for International Assignments

Penyeleksian untuk Tugas Global

• Proses seleksi untuk sebuah tugas internasional harus memberikan sebuah gambaran yang realistis akan kehidupan, pekerjaan, dan kebudayaan ke mana karyawan tersebut mungkin dikirimkan. Kompetensi utama yang paling sering disebut-sebut atas karyawan global yang berhasil, yakni:

 

• Penyesuaian Kebudayaan. Hal yang sangat penting untuk keberhasilan global bagi seseorang adalah cara mereka menyesuaikan diri dengan perbedaan kebudayaan dalam tugas luar negeri mereka. Pengalaman global yang sebelumnya, bahkan perjalanan liburan luar negeri, dapat dievaluasi sebagai bagian dari proses seleksi untuk memperoleh wawasan tentang bagaimana seorang tersebut dapat menyesuaikan diri dengan hal-hal yang berhubungan dengan kebudayaan. Kesadaran akan persoalan dan perbedaan kebudayaan, serta penerimaan tuntutan dan kebiasaan kebudayaan yang bermacam-macam merupakan bidang-bidang yang perlu di evaluasi. Sepanjang proses seleksi, terutama dalam wawancara seleksi, sangat penting untuk menilai kemampuan karyawan yang potensial untuk menerima dan menyesuaikan diri dengan adat, kebiasaan manajemen, hukum, nilai-nilai agama, dan kondisi infrastruktur yang berbeda.

• Persyaratan Organisasional. Banyak karyawan global menemukan bahwa pengetahuan tentang organisasi dan bagaimana organisasi beroperasi sama pentingnya dengan faktor-faktor penyesuaian kebudayaan dalam menentukan keberhasilan tugas global. Berinteraksi dengan manajer-manajer di negara tuan rumah, mewakili perusahaan di lokasi asing, dan mengatur karyawan-karyawan asing membutuhkan pemahaman tentang produk, layanan, “politik”, dan kebijakan organisasional perusahaan. Seperti halnya dengan pekerjaan apa pun, seseorang harus memiliki kemampuan teknis yang dibutuhkan dan memenuhi Pendidikan Kesejahteraan Keluarga (PKK) yang berhubungan dengan pekerjaan supaya berhasil. Akan tetapi, hanya dengan memenuhi persyaratan-persyaratan organisasional mungkin tidaklah cukup untuk menjamin keberhasilan tugas global. Alasannya, proses seleksi bagi sesorang yang berasal dari dalam perusahaan juga harus menilai faktor-faktor lain seperti pengetahuan organisasional, kemampuan teknis, dan keterampilan yang berhubungan dengan pekerjaan. Bagi kandidat-kanditat yang berasal dari luar organisasi, pengetahuan industry bisa sangat berguna, tetapi peninjauan organisasi yang realistis juga pneting untuk menentukan orang yang cocok untuk organisasi.

• Karakteristik Pribadi. Pengalaman dari banyak perusahaan menunjukkan bahwa karyawan-karyawan terbaik di negara sendiri mungkin bukan merupakan karyawan-karyawan terbaik dalam penugasan global, terutama karena karakteristik-karakteristik pribadi dari masing-masing individu. Beberapa karakteristik pribadi yang diidentifikasikan memberikan kontribusi terhadap keberhasilan karyawan-karyawan global. Tekanan hidup dan bekerja di luar negeri menuntut orang-orang bisa menampilkan stabilitas emosional, fleksibel, menoleransi ambiguitas dengan baik, menganggap penyesuaian diri terhadap kebudayaan yang berbeda sebagai tantangan, dan menikmati risiko-risiko yang berkenaan dengan tantangan-tantangan tersebut. Selain itu, tuntutan-tuntutan fisik karena perjalanan, jet lag, perubahan zona waktu, jam kerja yang panjang, serta pertemuan dan makan malam bisnis yang sering terjadi memberikan tekanan yang signifikan kepada karyawan global. Selama proses seleksi, banyak karyawan global menggunakan tes kepribadian dan cara penilaian yang lain guna menilai pantas tidaknya para kandidat untuk penugasan global. Pentingnya penilaian karakteristik-karakteristik kepribadian ditekankan oleh sebuah studi yang menemukan bahwa ekstraversi, ketersediaan untuk menerima, dan stabilitas emosional meningkatkan keinginan para ekspatriat untuk menyelesaikan tugas-tugas global mereka.

• NB : ekstraversi adalah sikap atau tipe kepribadian seseorang yang minatnya lebih mengarah ke alam luar dan fenomena sosial daripada terhadap dirinya dan pengalamannya sendiri.

• Keterampilan Komunikasi.  Salah satu keterampilan paling dasar yang diperlukan oleh karyawan ekspatriat adalah kemampuan untuk berkomunikasi secara lisan dan tertulis dalam bahasa negara tuan rumah. Ketidakmampuan untuk berkomunikasi dengan baik dalam bahasa tersebut dapat menghambat keberhasilan seseorang ekspatriat.

• Faktor Pribadi/keluarga. Pilihan dan sikap suami atau istri dan anggota keluarga yang lain juga menghadirkan pertimbangan-pertimbangan yang serius perihal penempatan staf. Karena faktor pribadi/keluarga memainkan peran yang sangat penting dalam keberhasilan karyawan global, proses seleksi biasanya meliputi wawancara dengan suami atau istri, pasangan, dan bahkan anak-anak dari para kandidat. Apabila perlawanan atau tentangan yang signifikan terhadap penerimaan relokasi global dan penyesuaian diri dengan kebudayaan yang berbeda akan menciptakan konflik keluarga, proses seleksi global harus menyebutkan persoalan-persoalan ini. Apabila kegelisahan dan persoalan diabaikan, akan ada kemungkinan yang lebih besar bahwa karyawan global tersebut tidak akan menyelesaikan tugas tersebut atau tidak akan berhasil seperti yang diharapkan

 

 

International Human Resources Selection Procedures

• Testing and interviewing procedures

  Dalam prosedur seleksi karyawan, berbagai macam metode dan alat seleksi yang dapat dipergunakan untuk menemukan individu yang paling sesuai dengan pekerjaan, berikut tahapan-tahapan yang umum digunakan dalam proses seleksi:

 

• Penyaringan pendahuluan. Penyaringan pendahuluan ditujukan untuk mengurangi pelamar yang jelas-jelas tidak sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Hal ini akan mengurangi waktu dan biaya seleksi yang dikeluarkan. Sebagai contoh, seluruh pelamar diberi wawancara penyaringan selama 10 menit untuk menentukan apakah mereka memiliki pendidikan, pelatihan, minat, dan pengalaman yang diperlukan untuk jabatan yang bersangkutan. Pewawancara dapat juga memberikan informasi kepada pelamar tentang sifat dasar dan persyaratan minimal dari jabatan yang sedang ditawarkan (lowongan).

• Jika tuntutan dari organisasi nampak sesuai dengan kualifikasi dan minat pelamar dalam penyaringan awal tersebut maka pelamar diminta untuk melengkapi formulir lamarannya dan selanjutnya mengikuti proses seleksi tahap berikutnya. Adakalanya seorang pelamar tidak berkualifikasi untuk jabatan tertentu, tetapi berjualifikasi untuk yang lainnya. Jika individu yang sedang menjalankan proses penyaringan tersebut diberi informasi seluruh kebutuhan sumber daya manusia organisasi maka akan dapat menyesuaikan dengan jabatan yang cocok untuk kualifikasi mereka.

• Pemeriksaan formulir lamaran. Disamping wawancara, blanko lamaran adalah yang paling umum digunakan sebagi alat selksi. Formulir lamaran pada umumnya, untuk mengumpulkan informasi tentang pendidikan, pengalaman, dan karakteristik personal pelamar. Formulir berbeda dapat digunakan untuk jenis jabatan yang berbeda pula. Butir-butir pertanyaan dalam formulir lamaran tidak boleh memperlihatkan informasi-informasi yang bersifat rasial, seperti suku, bangsa, agama, pribumi dan nonpribumi, dsb.

• Melaksanakan testing. Tes untuk pelamar, biasanya diselenggarakn setelah wawancara pendahuluan dilaksanakan dan blanko lamaran telah diperiksa. Tes dikembangkan dalam usaha untuk menemukan cara pengukuran kualifikasi pelamar yang lebih objektif. Suatu pengembangan dan pengadministrasian program testing yang memadai, dapat memberikan cara penilaian pelamar pekerja yang lebih objektif dan meningkatkan akurasi proses seleksi.

• Melaksanakan wawancara penyeleksian. Wawancara penyeleksian para pelamar pekerjaan dilakukan untuk mendaptkan informasi tambahan dan mengklarifikasi informasi yang dikumpulkan sepanjang proses penyeleksian.

Biasanya wawancara diadakan pada 2 (dua) tingkat yaitu :

• Pertama, di departemen SDM sebagai wawancara awal, wawancara ini dimaksudkan untuk mengetahui secara sekilas tantang penampilan (appearance), motif bekerja dan latar belakang kehidupan pelamar. Bagi yang dinyatakan kurang memenuhi syarat dinyatakan gugur.

Kedua, sebagai wawancara yang menyeluruh yang sering melibatkan anggota-anggota staf SDM serta para supervisor dan manajer operasi di departemen di mana calon karyawan tersebut akan di tempatkan, wawancara ini merupakan usaha untuk menggali berbagai informasi yang dianggap penting tentang pelamar.

Yesika Juliani – 68130211

Collective Bargaining

Perundingan Kolektif

Perundingan kolektif adalah sebuah proses di mana wakil organisasi pekerja dan wakil organisasi bisnis bertemu dan mencoba untuk menegosiasikan kontrak atau perjanjian yang menentukan hubungan serikat pekerja dengan pihak perusahaan.

 

Empat struktur perundingan yang utama adalah:

1. Satu perusahaan dengan satu serikat pekerja
2. Beberapa perusahaan berhadapan dengan serikat pekerja.
3. Beberapa serikat pekerja berhadapan dengan satu perusahaan.
4. Beberapa perusahaan yang berhadapan dengan beberapa serikat pekerja.

 

 

Proses Perundingan Kolektif

 

1. Langkah pertama dalam proses perundingan kolektif adalah mempersiapkan negosiasi. Langkah ini sangat luas dan berkelanjutan.
2. Langkah kedua adalah menetapkan isu-isu yang akan dirundingkan
3. Setelah isu-isu yang akan dinegosiasikan ditetapkan, kedua belah pihak untuk mencapai kesepakatan yang dapat diterima kedua belah pihak. baik serikat pekerja maupun manajemen perusahaan memiliki alat dan argumen yang dapat digunakan untuk meyakinkan pihak lain agar menerima pandangan mereka, supaya negosiasi berhasil.
4. Akhirnya, manajemen perusahaan dan serikat pekerja biasanya mencapai kesepakatan yang menetapkan aturan main untuk durasi sebuah kontrak
5. Langkah berikutnya adalah meratifikasi perjanjian. Catatan umpan balik terdapat dalam kesepakatan.
6. Mengadministrasikan kesepakatan, yang nantinya akan dipakai untuk mempersiapkan negosiasi berikutnya.

 

Isu-isu Perundingan

Dokumen yang muncul dari proses perundingan bersama dikenal sebagai perjanjian kerja atau kontrak. Ia mengatur hubungan antara majikan dan karyawan untuk jangka waktu tertentu terdiri dari :

• Pengakuan

Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi serikat yang diakui sebagai wakil perundingan dan menggambarkan unit perundingan, untuk siapa serikat berbicara.

• Hak Manajemen

Bagian yang sering tetapi tidak selalu ditulis ke dalam perjanjian kerja adalah rincian hak-hak manajemen. Jika bagian tersebut tidak disertakan, alasan itu memegang kendali dari semua topik untuk tidak digambarkan sebagai bargainable dalam kontrak. Isi yang tepat dari hak manajemen akan bervariasi dari industri, perusahaan, dan serikat pekerja.

• Keamanan Serikat

Kemanan serikat yang kuat memudahkan serikat untuk mendapatkan dan mempertahankan anggota. Beberapa bentuk dasar keamanan serikat adalah:

1. Close Shop, yaitu pengaturan keanggotaan serikat menjadi sebuah pra syarat untuk bekerja yang diterapkan oleh pihak perusahaan.
2. Union Shop. Serikat pekerja mempunyai aturan mewajibkan semua karyawan menjadi anggota serikat setelah periode tertentu menjadi karyawan perusahaan (yang sah minimal 30 hari)
3. Maintenance of membership. Karyawan yang termasuk anggota serikat pada saat perjanjian kerja ditandatangani atau yang kemudian secara sukarela bergabung harus melanjutkan keanggotaan sampai pengakhiran perjanjian.
4. Agency Shop. Karyawan yang bukan anggota serikat pekerja harus membayar iuran kepada serikat pekerja sebagai asumsi bahwa usaha yang dilakukan serikat pekerja menguntungkan semua pekerja.
5. Open Shop. Karyawan diberikan kebebasan memilih untuk ikut bergabung atau tidak pada serikat pekerja.
6. Dues Checkoff. Kesepakatan dengan perusahaan yang setuju untuk memungut iuran anggota serikat dari gajinya dan untuk meneruskan uang tersebut langsung ke serikat.

 

• Kompensasi dan Manfaat

Hampir semua persetujuan dapat mempengaruhi kompensasi dan tunjangan yang akan diterima oleh pekerja.

 

• Prosedur keluhan

Dalam hal ini karyawan dapat menyuarakan ketidakpuasan dan keberatannya atas tindakan tertentu manajemen, termasuk prosedur tindakan disipliner oleh manajemen dan prosedur PHK yang harus diikuti.

 

• Employee Security (Keamanan Karyawan)

Senioritas merupakan topik utama yang terkait dengan keamanan karyawan. Senioritas adalah jangka waktu seorang karyawan bekerja di perusahaan. Senioritas dapat ditentukan di seluruh perusahaan, berdasarkan pembagian tugas, pembagian departemen, atau telah bekerja di berbagai kapasitas oleh pemberi kerja. Ini penting karena orang yang paling senioritas, biasanya yang terakhir di PHK dan yang pertama dipanggil kembali. Senioritas juga sebagai dasar promosi.

 

• Job Related Factors

Berkaitan dengan mengatur tindakan karyawan di tempat kerja, peraturan kerja, peraturan standar kerja, dan yang berkaitan dengan keselamatan kerja.

 

• Negosiasi Perjanjian

Tidak ada cara untuk memastikan cepat dan dapat diterima bersamanya hasil negosiasi. Para pihak dapat berusaha untuk kemajuan sendiri yang mantap dan hasil yang produktif. Perundingan bersama adalah kegiatan pemecahan masalah, oleh karena itu diperlukan komunikasi yang baik. Negosiasi harus dilakukan dalam ruang privasi , bukan di media-masa.

 

• Kegagalan dalam Negosiasi

Beberapa cara untuk menghilangkan penghalang negosiasi dapat digunakan untuk mendapatkan negosiasi yang lebih baik.

1. Intervensi Pihak Ketiga

Seringkali pihak ketiga ikut berperan untuk memberikan bantuan ketika perjanjian tidak dapat tercapai dan kedua belah pihak mencapai jalan buntu, yang dilakukan untuk melanjutkan perundingan.

Dua tipe dasar dari intervensi pihak ketiga adalah mediasi dan arbitrase.

Mediasi

Mediasi adalah sebuah proses di mana pihak ketiga yang netral masuk dan mencoba untuk menyelesaikan perselisihan perburuhan saat terjadi kebuntuan perundingan kolektif

Arbitrase

Arbitrase adalah sebuah proses di mana penyelesaian suatu sengketa adalah melalui pihak ketiga yang tidak memihak untuk mengambil keputusan yang mengikat.

2. Strategi Serikat untuk mengatasi kegagalan negosiasi

Suatu saat serikat pekerja percaya bahwa negosiasi harus mengerahkan tekanan yang ekstrim untuk mendapatkan persetujuan dari manajemen agar menyetujui tuntutan perundingan kolektif, antara lain dengan cara: pemogokan (mogok kerja), boikot, dan aktivisme.

 

• Meratifikasi Perjanjian

Sebagian besar perundingan kolektif mengarah pada suatu persetujuan tanpa kegagalan dalam negosiasi. Biasanya, kesepakatan tercapai sebelum kontrak berakhir. Setelah para perunding mencapai kesepakatan tentatif untuk syarat-syarat kontrak, mereka menyiapkan perjanjian tertulis yang mencakup hal-hal yang disepakati, lengkap dengan tanggal efektif dan penghentiannya. Proses persetujuan manajemen sering kali lebih mudah daripada persetujuan dari tenaga kerja.

 

• Perundingan Kolektif di Sektor Publik

Tindakan ini mengatur sebagian besar hubungan buruh – manajemen dalam instansi pemerintah. Persyaratan dan mekanisme untuk pengakuan dan pemilihan, menghadapi jalan buntu, dan penanganan keluhan akan dibahas dalam cara-cara yang ditetapkan khusus untuk instansi pemerintah.

 

 

 

 

 

 

 

Nama : Anastasia

NIM : 67130243

 

International Labour Organization

Sejarah

ILO diciptakan pada tahun 1919, sebagai bagian dari Perjanjian Versailles yang mengakhiri Perang Dunia I, untuk mencerminkan keyakinan bahwa perdamaian universal dan abadi dapat dicapai hanya jika didasarkan pada keadilan sosial. Konstitusi dirancang antara Januari dan April 1919, oleh Komisi Buruh dibentuk oleh Konferensi Perdamaian, yang pertama kali bertemu di Paris dan kemudian di Versailles. Komisi yang diketuai oleh Samuel Gompers, kepala Federasi Amerika Tenaga Kerja (AFL) di Amerika Serikat, terdiri dari perwakilan dari sembilan negara: Belgia, Kuba, Cekoslowakia, Perancis, Italia, Jepang, Polandia, Inggris dan Amerika Serikat. Ini mengakibatkan sebuah organisasi tripartit, satu-satunya dari jenisnya menyatukan perwakilan pemerintah, pengusaha dan pekerja dalam tubuh eksekutif.

 

Konstitusi yang terkandung ide diuji dalam Asosiasi Internasional untuk Buruh Legislasi, didirikan di Basel pada tahun 1901. Advokasi untuk sebuah organisasi internasional yang menangani masalah tenaga kerja mulai pada abad kesembilan belas, yang dipimpin oleh dua industrialis, Robert Owen (1771-1853) dari Wales dan Daniel Legrand (1783-1859) dari Perancis. Kekuatan pendorong untuk penciptaan ILO muncul dari keamanan, kemanusiaan, politik dan pertimbangan ekonomi. Meringkas mereka, Konstitusi ILO Pembukaan mengatakan Pihak Tinggi yang ‘tersentuh oleh sentimen keadilan dan kemanusiaan serta oleh keinginan untuk mengamankan perdamaian permanen dari dunia …’ di sini adalah apresiasi tajam pentingnya keadilan sosial dalam mengamankan perdamaian , dengan latar belakang eksploitasi pekerja di negara-negara industrialisasi waktu itu. Ada juga peningkatan pemahaman tentang saling ketergantungan ekonomi dunia dan perlunya kerjasama untuk memperoleh kesamaan kondisi kerja di negara-negara bersaing untuk pasar .

Video https://www.youtube.com/watch?v=UnN1eejMtVk&list=WL&index=2

Bagaimana cara kerja ILO

 

Hal yang paling dasar dari cara kerja ILO adalah pentingnya kerjasama antara pemerintah dan pengusaha dan organisasi pekerja dalam membina kemajuan sosial dan ekonomi. ILO bertujuan untuk memastikan melayani kebutuhan perempuan dan laki-laki yang bekerja dengan menyatukan pemerintah, pengusaha dan pekerja untuk menetapkan standar ketenagakerjaan, mengembangkan kebijakan dan menyusun program.Struktur yang ada di ILO seperti di mana pekerja dan pengusaha bersama-sama memiliki suara yang sama dengan pemerintah dalam langkah-langkahnya, menunjukkan dialog sosial dalam tindakan. Ini memastikan bahwa pandangan para mitra sosial tercermin erat di ILO tenaga kerja standar, kebijakan dan program.

ILO mendorong tripartisme ini dalam konstituennya dan negara anggota dengan mempromosikan dialog sosial antara serikat pekerja dan pengusaha dalam merumuskan, dan bila sesuai, melaksanakan kebijakan nasional tentang sosial, ekonomi, dan isu-isu lainnya. ILO menyelesaikan pekerjaan melalui tiga badan utama (The International Conference tenaga kerja, tubuh Pemerintahan dan Kantor) yang terdiri pemerintah, pengusaha dan pekerja. Hal ini juga didukung oleh komite ahli pada hal-hal seperti pelatihan kejuruan, pengembangan manajemen, keselamatan kerja dan kesehatan, hubungan industrial, pendidikan pekerja, dan masalah khusus perempuan dan pekerja muda.

 

 

3. Kebijakan ILO

Kebijakan ILO mengenai kemitraan aktif (active partnership) pertama kali diperkenalkan tahun 1994. Tujuannya untuk makin mendekatkan ILO dengan unsur-unsur tripartit di negara anggota dan terus meningkatkan pelayanan teknis yang diprogramkan. Unsur penting dalam konsep kemitraan aktif ini adalah dibentuknya 16 tim multidisiplin regional yang memungkinkan ILO merespon kebutuhankebutuhan akan bantuan teknis secara lebih cepat.
Bantuan khusus diberikan kepada serikat buruh/pekerja dalam kerangka kebijakan kemitraan aktif. Prioritas dari kemitraan aktif adalah pemberian bantuan dan nasinat teknis dalam penerapan standar perburuhan internasional, khususnya konvensi dasar ILO tentang pokok-pokok hak asasi manusia. Tim multidispiliner ini berisi pakar-pakar kegiatan pekerja/buruh. Tim ini bertanggungjawab mendorong partisipasi serikat buruh/pekerja dalam kegiatan-kegiatan ILO dan memastikan bahwa program dan proyek yang dijalankan sesuai dengan kebutuhan serikat buruh/pekerja secara efektif.

Video https://www.youtube.com/watch?v=pD0IT6q08bU

4. Website ILO

Data dari www.ILO.org ada beberapa topik yang dibahas oleh ILO. Seperti dibawah ini:

Data negara yang mengikuti dalam organisasi ILO :

 

Sektor yang di bawah kekuasaan ILO adalah :

Chella Revita Monica

66130149

Performance Appraisal

Penilaian prestasi kerja (Performance Appraisal) adalah suatu proses yang digunakan pimpinan untuk menentukkan apakah seorang karyawan melakukan pekerjaannya sesuai dengan tugas dan tanggng jawabnya. Ada beberapa jenis Penilaian Kinerja Kerja Karyawan seperti sistem tradisional, penilaian diri, penilaian oleh atasan, dan penilaian umpan balik. Penilaian Kinerja Karyawan dilakukan secara formal dan terstruktur. Apabila dengan cara informal, manajer bertemu dengan para anggota tim untuk membicarakan kinerja karyawan dalam periode tertentu di suasana yang rileks. Secara formal maupun informal, perlu adanya banyak pengamatan atas faktor – faktor yang berpengaruh terhadap kinerja karyawan.

Soal mengenai siapa yang seharusnya mengharkat pegawai secara aktual merupakan pertanyaan yang penting. Meskipun pengharkatan yang dilakukan oleh supervisor masih merupakan pendekatan yang umum diterapkan, pada dasarnya ada beberapa pilihan yang tersedia :
1.     Supervisor Menilai Bawahan
Penilaian yang dilakukan oleh supervisor merupakan pusat seluruh sistem penilaian umumnya. Hal ini disebabkan karena mudah untuk memperoleh hasil penilaian supervisor dan dapat diterima oleh akal sehat. Supervisor langsung adalah orang yang paling memenuhi syarat untuk menevaluasi kinerja karyawan secara realistis dan adil. Untuk mencapai tujuan ini, beberapa supervisor mencatat kinerja mengenai pencapaian karyawan mereka. Permasalahan yang seringkali dialami para supervisor/manager baru tersebut bukanlah terletak pada kemampuan teknis dalam mengerjakan tugas di lapangan tetapi lebih pada kemampuan managerial untuk membangun semangat kerja para bawahannya.
2.    Karyawan Menilai Manajer
Pada organisasi atau perusahaan meminta karyawan untuk memberi nilai pada kinerja supervisor dan manajer. Salah satu contoh pada perguruan tinggi dan universitas. Mahasiswa mengevaluasi kinerja pengajar di ruang kelas. Industri juga menggunakan penilaian karyawan untuk tujuan pengembangan manajemen. Dari hal ini ada keuntungan dan kerugian dari sistem penilaian kerja.
Keuntungan Dengan menyuruh para karyawan menilai para manajer membersihkan 3 keuntungan utama :
1)    Yang pertama dalam hubungan manajer – karyawan yang bersifat kritis, penilaian karyawan dapat berguna dalam mengindentifikasi manajer yang kompeten.
2)    Kedua, program penilaian membantu manajer agar lebih responsif terhadap karyawan, meskipun keuntungannya cepat berubah menjadi kerugian jika manajer lebih berfokus untuk bersikap baik daripada menjalankan tugasnya.
3)    Ketiga, penilaian karyawan memberi kontribusi pada perkembangan karir manajer.
3.    Menilai Tim/Rekan Kerja
Penilaian seorang pegawai oleh teman kerjanya telah terbukti efektif dalam memperkirakan keberhasilan manajemen dimasa depan. Penggunaan rekan kerja dan anggota tim sebagai penilai adalah jenis penilaian yang berpotensi baik untuk membantu atau sebaliknya. Sebagai contoh, ketika kelompok dari tenaga penjualan mengadakan pertemuan sebagai komite untuk membicarakan mengenai nilai satu sama lain, mereka dapat mencari ide yang dapat digunakan untuk meningkatkan kinerja dari individu – individu yang memiliki nilai lebih rendah. Kemungkinan, kritik yang ada dapat mempengaruhi secara negatif hubungan kerja di masa depan.
4.    Menilai Diri Sendiri
Menilai diri sendiri merupakan alat pengembangan diri yang dapat memaksa karyawan untuk memikirkan mengenai kekuatan dan kelemahannya dan menetapkan tujuan demi peningkatan. Karyawan tidak dapat menilai diri sendiri sebagaimana supervisor menilai mereka. Karyawan menilai diri sendiri tetap dapat menjadi sumber informasi kinerja yang berharga dan terpercaya.
5.    Penilai dari Luar
Penilaian juga dapat dilakukan penilai dari luar uang diundang untuk tinjauan kerja. Pelanggan dari sebuah organisasi atau perusahaan adalah sumber nyata untuk penilaian dari luar. Pelanggan dapat memberikan masukan pada perilaku kinerja dari tenaga penjualan.
6.    Penilaian dari Multisumber/ Umpan Balik 360°
Penilaian dari Multisumber/Umpan Balik 360° adalah penilaian dengan melibatkan berbagai sumber penilai, baik dari diri sendiri, atasan, rekan kerja, maupun bawahan calon direksi sesuai struktur organisasi masing – masing. Hasil penilaian ini berfungsi sebagai bahan pertimbangan dan pembanding terhadap informasi yang diperoleh dari data  persyaratan formil dan persyaratan materiil. Selain itu tujuan dari Penilaian Multisumber/Umpan Balik 360° adalah untuk memenuhi rasa keadilan, keakuratan, dan tanggung jawab.

EUGENIA FELICIA-61130179